Quick Guide for x Administration

This guide is based on the similar guide of Helsinki University

Tämä ohje pohjautuu Helsingin yliopiston vastaavan ohjeeseen, http://wiki.helsinki.fi/x/1gw.

1. Wikialueen perustaminen

First check rules of TKK wiki serviceTarkista ensin TKK:n wikipalvelun pelisäännöt! Mieti sitten tarvitsetko oman henkilökohtaisen wikialueen vai haluatko alkaa ylläpitämään jonkin työryhmän tms. yhteistä wikialuetta:

2. Valmistele wikialue käyttöä varten

Yhteinen wikityöskentely käynnistyy paremmin jos ensin hieman valmistelet wikialuettasi:

  1. Kirjoita lyhyesti ja selkeästi mikä on wikin käyttötarkoitus. Kerro käyttäjille miksi se on olemassa ja mitä siellä on tarkoitus tehdä. Rohkaise käyttäjiä osallistumaan sivujen luomiseen ja muokkaamiseen äläkä tee kaikkea "liian valmiiksi".
  2. Kirjoita alueelle omia täsmäohjeita ja lisää linkkejä käyttöohjeisiin.
  3. Kannattaa myös määrittää alueelle luotavan materiaalin tekijänoikeudet

    Wikipatterns tarjoaa selkeitä ohjeita wikin käyttöönoton tueksi: http://www.wikipatterns.com


3. Wikialueen käyttäjähallinta ja näkyvyys

Alueen luojana olet automaattisesti myös alueen ylläpitäjä (Space admin). Voit itse muuttaa alueen näkyvyyttä ja käyttäjien oikeuksia mutta huomaa seuraavat käyttösäännöt:

  • älä poista alueen hallinnointioikeuksia (Space Admin) itseltäsi!
  • älä anna anonyymeille käyttäjille muita oikeuksia kuin luku- ja kommentointioikeus (View, Comment)
  • seuraa säännöllisesti mitä alueellasi tapahtuu, rajoita käyttöoikeuksia tarvittaessa ja ota vakavissa ongelmatilanteissa yhteys ylläpitoon


Pääset muokkaamaan alueesi oikeuksia Browse space > Space admin > Permissions (kts. kuva alla - klikkaa suuremmaksi).

3.1 Ryhmien hallinta (Groups)

Alueet ovat luotaessa avoimia, eli kaikki kirjautuneet käyttäjät (confluence-users) voivat lukea ja kommentoida niitä. Mikäli haluat rajata oikeudet vain TKK:n tunnuksia käyttäville, lisää alueellesi ryhmä tkk_users, tkk_staff ja/tai tkk_student. Voit halutessasi myös poistaa alueeltasi ryhmiä poistamalla niiltä kaikki oikeudet.

  1. Mene oikeuksien hallintaan: Browse space > Space admin > Permissions
  2. Valitse "Edit Permissions" otsikon "Groups" alta
  3. Jos haluat lisätä ryhmän, kirjoita ryhmän nimi otsikon "Groups" alle kohtaan "Grant permission to" ja valitse "Add"
  4. Lisää tai poista tarvittavat oikeudet ryhmillesi
  5. Tallenna muutokset "Save All"
  6. Tarkista että kaikki meni oikein

    Jos haluat poistaa ryhmän kokonaan, valitse siltä kaikki ruksit pois ja tallenna!


    http://confluence.atlassian.com/display/CONF20/Space+Permissions+Overview
    http://confluence.atlassian.com/display/CONF20/Administering+Spaces


    Ryhmä haka_users sisältää luotettavasti tunnistettuja suomalaisten oppilaitosten käyttäjiä.

3.2 Yksittäiset käyttäjät (Individual users)

Usein on tarpeen asettaa oikeudet joka käyttäjälle erikseen. Varsinkin jos haluat pitää alueesi suljettuna tai haluat antaa tietyille käyttäjille enemmän oikeuksia kuin koko ryhmälle.

Poimi käyttäjät seuraavasti:

  1. Mene oikeuksien hallintaan: Browse space > Space admin > Permissions
  2. Valitse "Edit Permissions" otsikon "Individual users" alta
  3. Kirjoita käyttäjätunnukset yksitellen tai pilkulla erotettuna kenttään "Users to add:"
  4. Voit käyttää myös hakutoimintoa, valitse suurennuslasi ja etsi käyttäjätunnus joko nimen osan tai sähköpostiosoitteen perusteella.
  5. Valitse "Add"
  6. Mikäli et löydä etsimääsi henkilöä, hän ei todennäköisesti ole vielä kirjautunut wikiin.
  7. Lisää tai poista tarvittavat oikeudet
  8. Tallenna muutokset "Save All"
  9. Tarkista että kaikki meni oikein

    Jos haluat poistaa käyttäjän kokonaan alueeltasi, valitse kaikki ruksit pois ja päivitä!


    http://confluence.atlassian.com/display/CONF20/Space+Permissions+Overview
    http://confluence.atlassian.com/display/CONF20/Administering+Spaces


3.3 Kirjautumattomat käyttäjät (Anonymous users)

Alueet ovat luotaessa julkisia, eli kirjautumattomat käyttäjät (Anonymous Access) voivat lukea sivuja. Voit halutessasi rajata alueen näkyvyyden vain jäseninä oleville yksilöille tai ryhmille poistamalla ko. oikeudet:

  1. Mene oikeuksien hallintaan: Browse space > Space admin > Permissions
  2. Valitse "Edit Permissions" otsikon "Anonymous Access" alta
  3. Valitse pois katseluoikeus "View"
  4. Valitse pois kommentointioikeus "Comments - Create"
  5. Tallenna muutokset "Save All"
  6. Tarkista että kaikki meni oikein

    Älä lisää kirjautumattomille käyttäjille muita oikeuksia kuin luku ja kommentointi!


4. Kutsu käyttäjät mukaan

Erillistä kutsusovellusta ei ole, vaan voit kutsua esim. tämän kaltaisella viestillä:

Tervetuloa kurssin/projektin 'X' wikialueelle!
Olen perustanut TKK:n wikipalveluun oman wikialueen nimeltä 'X'. Löydät sen osoitteesta http://wiki.tkk.fi/display/X/

TKK:n käyttäjät kirjautuvat sisään pääkäyttöluvan mukaisella tunnuksella ja salasanalla. Mikäli kotiorganisaatiosi kuuluu HAKA-luottamusverkostoon voi käyttää HAKA-kirjautumista. Vierailijat voivat itse luoda oman sähköpostiosoitteen mukaisen tunnuksen osoitteessa http://wiki.tkk.fi/signup.action"

Katso tarkempia ohjeita käyttäjän pikaoppaasta http://wiki.tkk.fi/display/support/Pikaopas

Tervetuloa mukaan!







5. Varmuuskopiointi ja arkistointi

On alueen ylläpitäjän vastuulla, että wikialueesta tehdään säännöllisesti varmuuskopioita.


Varmuuskopioita tehdään seuraavasti:

  1. Kirjaudu alueellesi
  2. Valitse Browse Space
  3. Valitse Advanced
  4. Valitse Export Space
  5. Valitse Export Format = XML Output
  6. Kannattaa ruksia kaikki sivut (sekä kommentit ja liitteet) mukaan
  7. Valitse Export
  8. Tallenna tiedosto itsellesi

    Mikäli haluat palauttaa varmuuskopioidun alueen, ota yhteys wikipalvelun ylläpitoon webmaster 'at' tkk 'dot' fi


6. Poistaminen

Wikialue kannattaa ehdottomasti arkistoida ennen sen poistamista sillä poistaminen on peruuttamaton toimenpide!


Kannattaa myös miettiä tarkkaan onko poistaminen tarpeen ja informoida siitä hyvissä ajoin kaikkia työskentelyyn osallistuneita (myös vierailijoita).

Jos todellakin haluat poistaa alueen, mene alueen ylläpitoon Browse Space > Space Admin > Remove Space