Diplomitöiden käsittely eAge-järjestelmässä

eAge-hakemuksella opiskelija toimittaa hyväksytyn opinnäytetyönsä ja siihen liittyvän julkaisuluvan ja viitetietolomakkeen Aalto-yliopiston kirjastolle julkaistavaksi ja/tai tallennettavaksi Aaltodoc-julkaisuarkistoon.

Linkki lomakkeelle: https://eage.aalto.fi/?ff/EDU_207

Kirjautuminen järjestelmään

Ohjeet pdf

Voit järjestelmässä valita, haluatko sähköposti-ilmoituksen käsiteltäväksesi tulleista asioista. Jos valitset sähköilmoitukset, voit käsitellä asiat painamalla linkkiä, joka sinulle lähetetään. Muutoin pääset käsittelemään asioita kirjautumalla Aalto-tunnuksilla osoitteessa https://eage.aalto.fi

Suositeltavia selaimia ovat Google Chrome ja Mozilla Firefox.

Käsittelyvaiheet

Diplomitöiden käsittely on kolmevaiheinen:

  1. Hakemuksen täyttäminen (opiskelija),
  2. Asiantuntijan käsittely (käsittelijä)
  3. Esityslistalla kokoukseen (käsittelijä)

Vaiheessa 2 käsittelijä merkitsee opiskelijakohtaisesti välilehdelle "Korkeakoulun valmistelu/päätös" ovatko diplomityön hyväksymistä edellytettävät toimenpiteet suoritettu. Kun kaikki on kunnossa, siirtää käsittelijä opiskelijan hakemuksen vaiheeseen 3 lähettämällä hakemuksen eteenpäin.

Hakemusten käsittely eAgessa

Odottavat hakemukset

Hakemuksen ottaminen käsittelyyn

Käsittely

arts 3.PNG

Hakemuksen palauttaminen aiempaan vaiheeseen

Opiskelijan ohje hakemuksen jättämiseen

Asia: Diplomityön arvostelun hakeminen ja elektroninen arkistointi
Lomake: Opiskelijan ohje

Opiskelijan ohje hakemuksen jättämiseen:

  • Täytä hakemus välilehdellä Hakemuslomake ja tallenna. 
  • Lisää diplomityö välilehdelle Diplomityö. 
  • Paina Asian tiedot -välilehdeltä Lähetä.

Voit seurata asian edistymistä järjestelmästä vasemman valikon kohdasta Oma asiointi -> Seuranta. 

Järjestelmään voidaan liittää valvojan lausunto päätöksen yhteyteen omalle välilehdelleen tai se voidaan toimittaa opiskelijalle muulla tavoin.

Kirjaston ohjeet:

Diplomityön tiivistelmät

Ennen hakemuslomakkeen täyttämistä ja työsi pdf-tiedoston lisäämistä varmista, että diplomityöhösi (pdf-tiedostoon) sisältyy tiivistelmä vähintään työn kielellä sekä yhdellä käännöskielellä:

  • Mikäli työn kieli on suomi tai ruotsi, työhön liitetään tiivistelmä englanniksi ja opiskelijan halutessa lisäksi myös toisella kotimaisella kielellä.
  • Mikäli työn kieli on englanti, työhön liitetään tiivistelmä opiskelijan koulusivistyskielellä ja opiskelijan halutessa lisäksi myös toisella kotimaisella kielellä.
  • Mikäli työn kieli on muu, kuin suomi, ruotsi tai englanti, liitetään tiivistelmä työn kielellä sekä englanniksi ja opiskelijan koulusivistyskielellä ja opiskelijan halutessa lisäksi myös toisella kotimaisella kielellä.

Suositeltavin tapa on käyttää valmiita tiivistelmälomakkeita, jotka löytyvät oman korkeakoulusi Into-sivujen tai koulutusohjelman sivujen kautta. Tiivistelmät sijoitetaan työssä nimiölehteä seuraaviksi sivuiksi, työn kielellä laadittu tiivistelmä ensimmäiseksi ennen muunkielisiä tiivistelmiä. 

PDF/A-tiedosto

Työ arkistoidaan yhtenä tiedostona (mahdolliset liitteet työn loppuun samaan tiedostoon). 

Suomessa noudatettavan arkistointikäytännön mukaan tallennettava tiedosto tulee olla PDF/A-muodossa. PDF/A-tiedostomuoto soveltuu pitkäaikaiseen säilyttämiseen. PDF/A-tiedosto sisältää kaikki tarvittavat tiedot visuaalisen ulkoasun säilyttämiseksi. PDF/A-tiedostosta on riisuttu ne ominaisuudet, joita ei voida luotettavasti säilyttää, kuten muun muassa skriptit, äänet, elävä kuva, salaus sekä hyperlinkit dokumentin ulkopuolelle. Kirjasto suosittelee versioita PDF/A-1a, PDF/A-1b ja PDF/A-2, jotka ovat standardoitu ISO-standardina. 

PDF/A-konversiossa tiedoston tulostamismahdollisuutta ei saa estää. Nimeä pdf-tiedosto ilman "ääkkösiä" muotoon koulunlyhenne_julkaisuvuosi_sukunimi_etunimi.pdf. esim. eng_2011_meikalainen_matti.pdf. Koulujen lyhenteet ovat: eng,  sci, arts, biz, chem ja elec.

Aalto-yliopiston Oppimiskeskuksen ohjeistus PDF/A-tiedoston tuottamista varten: https://aaltodoc.aalto.fi/doc_public/ohjeet/aaltodoc_pdf_a.pdf

Työn tietojen tallennus ja avainsanat

Tallenna työsi tiedot sekä sisältöä kuvaavat avainsanat lomakkeelle huolellisesti. Tiedonhaku julkaisuarkistossa perustuu tallentamiisi tietoihin. Ohjeita täyttämiseen löydät lomakkeen ao. kohdasta. 

Työn tiedot ja tiedosto Aaltodoc-julkaisuarkistossa

Kaikista hyväksytyistä töistä tallennetaan Aaltodoc-julkaisuarkistoon seuraavat tiedot: työn tekijä, työn nimi käännöksineen, sivumäärä, työn kieli, pääaine, valvoja ja ohjaaja sekä avainsanat. Myös tiivistelmä käännöksineen sekä kokoteksti (pdf-tiedosto) tallennetaan Aaltodoc-julkaisuarkistoon. Kokoteksti julkaistaan avoimessa verkossa vain jos annat siihen luvan. Aaltodoc-arkiston löydät osoitteesta https://aaltodoc.aalto.fi. Mikäli et anna julkaisulupaa, kokoteksti (PDF/A-tiedosto) on yleisön saatavilla vain Aalto-yliopiston käyttämässä suljetussa verkossa.

Mikäli huomaat työsi tiedoissa korjattavaa, ilmoita sähköpostilla asiasta osoitteeseen aaltodoc-help@aalto.fi.

Kahden tai useamman opiskelijan yhteistyönä tekemä opinnäyte

Mikäli opinnäytteellä on enemmän kuin yksi tekijä, tallentavat kaikki opiskelijat työn eAge-järjestelmään omanaan. Tallennuksen jälkeen kaikkien tekijöiden tulee lähettää tieto tallennuksesta osoitteeseen aaltodoc-help@aalto.fi. Oppimiskeskus huolehtii töiden metatietojen yhdistämisestä Aaltodoc:issa.

Mitä teen, jos olen palauttanut väärän version työstäni?

Jos olet palauttanut väärän version työstäsi, ota yhteyttä oman koulusi oppimispalveluihin:
https://into.aalto.fi/display/yhteystiedot/Yhteystiedot

PDF/A -tiedostomuoto

Aaltodoc julkaisuarkiston ensisijainen dokumenttien tallennusformaatti on PDF/A. Tekstimuotoisen dokumentin esittämiseen tarkoitettu PDF/A on PDF-tiedostomuodon versio, joka soveltuu pitkäaikaiseen säilyttämiseen. PDF/A-tiedosto sisältää kaikki tarvittavat tiedot visuaalisen ulkoasun säilyttämiseksi. PDF/A-tiedostosta on riisuttu ne ominaisuudet, joita ei voida luotettavasti säilyttää, kuten muun muassa skriptit, äänet, elävä kuva, salaus sekä hyperlinkit dokumentin ulkopuolelle. Kirjasto suosittelee versioita PDF/A-1a, PDF/A-1b ja PDF/A-2, jotka ovat standardoitu ISO-standardina.

Opiskelijan ohje: Converting a file to PDF/A compliant version


Ennen opinnäytteen lähettämistä kirjastolle koulun käsittelijän tulee tarkistaa, että opinnäyte on tallennettu järjestelmään PDF/A-muodossa.

  1. Mene Opinnäyte-välilehdelle ja klikkaa opiskelijan opinnäytteen linkkiä. Valitse ”Open with” ja valitse Adobe Acrobat Reader DC. Jos Adobe Acrobat Reader DC ei löydy oletuksena, voit hakea sen valitsemalla "Open with" ja Other...

 

2. Valitse esille tulevista vaihtoehdoista Adobe Acrobat Reader DC ja kilkkaa ok.

3. Kun PDF aukeaa, sen yläkulmassa tulee näkyä teksti "This file claims compliance with the PDF/A standard and has been opened read-only to prevent modification". Tiedostomuoto näkyy vasemmassa reunassa näkyvän kuvakkeeen takaa.

4. Otsikon "Conformance" alla näkyy, minkä standardin mukainen tiedosto on kyseessä.


Voit tarkistaa tiedoston osoitteessa https://www.pdf-online.com/osa/validate.aspx

Ohjeita ja apua ongelmatilanteissa

Lisää ohjeita esim. raporteista ja hakemuksen palauttamisesta opiskelijalle löytyy Wikistä: eAge perustoimintojen käyttöohje

Ongelmatilanteissa voi ottaa yhteyttä eAgen helpdeskiin: eage@aalto.fi. Viestissä kannattaa mainita hakemuksen kuusinumeroinen tunniste (esim. ”Asian tunniste: 142178”).