PRINCIPER FÖR INSPELNING AV FÖRELÄSNINGAR

FI EN

11.11.2020

Table of contents

I. SYFTE

Aalto-universitetets uppdrag, värden och sätt att agera anger vår riktning på lång sikt. Principerna för inspelning av föreläsningar behöver utvecklas för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag även i framtiden.

Universitetets levande strategi beaktar förändringar i världen, och noterar digitaliseringens ställning som en av de centrala faktorerna som skapar förändringar i högskolemiljön. Med stöd av strategins ramverk har universitetet identifierat att distansarbete omformar de studerandes och de anställdas arbetsliv, samt att audiovisuella lagringstekniker och tekniker för delning av videomaterial är en form av disruptiv teknologi, som främjar hållbar utveckling och innovativt lärande men även tvingar Aalto-universitetet att precisera sitt sätt att agera. Vi bedömer kontinuerligt våra val på ett förutseende sätt, och dessa principer kommer att följas upp utgående från respons.

II TILLÄMPNINGSOMRÅDE

Dessa principer gäller inspelning av föreläsningar som hålls i universitetets lokaler eller på webben.

Principerna gäller inte undervisningstillfällen där de studerande presenterar sina arbeten (t.ex. kandidat- eller magisterseminarier), och inte heller behandling av konfidentiellt material eller tentamina.  Dessa spelas i regel inte in. Se kapitel IX för principer om interaktiv undervisning, och anvisningar för elektroniska och distansövervakade tentamina på Aaltos webbplats: https://www.aalto.fi/en/services/digital-assessment

III. ÅTAGANDE TILL JÄMLIKHET

Alla vid Aalto uppmuntras att utveckla och stärka sina färdigheter och förmågor. Att erbjuda läromaterial i video- och ljudformat är en del av Aalto-universitetets åtagande till jämlikhet och mångfald, eftersom det främjar delaktighet i undervisningen enligt gällande krav. Inspelade föreläsningar

• hjälper studerande repetera det de har lärt sig, gå igenom svåra delar på nytt, göra bättre anteckningar och studera mer självständigt
• passar för olika lärandesätt
• hjälper studerande som inte har undervisningsspråket som modersmål
• hjälper studerande med individuella lärandebehov eller funktionsnedsättningar.

IV. FRÄMJANDE AV ÖPPEN KOMMUNIKATION OCH ANSVAR

1. Offentlig undervisning. Enligt universitetslagen (558/2009) är universitetens undervisning offentlig. Detta gäller såväl webbföreläsningar som traditionella föreläsningar i universitetets lokaler. De som undervisar hemifrån ansvarar för sitt integritetsskydd. Aalto-universitetets redskap för webbundervisning innehåller färdigt bakgrundsbilder med både universitetets campus och annat som motiv. För att skydda sin integritet ska föreläsare använda bakgrundsbilder och inte visa upp de privata lokaler de föreläser från.
2. Upphovsrätt och behandling av personuppgifter. Aalto-universitetets principer för upphovsrätt och behandling av personuppgifter samt lagstiftning gällande inspelade föreläsningar och publicering av dessa beskrivs närmare i kapitel VII och VIII.
3. Öppenhet. Föreläsaren kan publicera föreläsningen som öppet undervisningsmaterial på plattformen Aalto OpenLearning (https://openlearning.aalto.fi) eller på en annan plattform, t.ex. Youtube.
4. Begränsad tillgänglighet. Föreläsaren kan besluta att den inspelade föreläsningen ska vara tillgänglig endast för 1) kursdeltagarna eller 2) personer med en aalto.fi-e-postadress.

1. GOD VETENSKAPLIG PRAXIS
   Om material, t.ex. bilder, hämtas från andra källor ska upphovspersonerna, källan och fotografen alltid nämnas enligt god vetenskaplig praxis. Hänvisningsprinciper ska följas för bilder och annat material som skyddas av upphovsrätt. Mer information om källor och hänvisningsprinciper hittar du på Aaltos webbplats: https://libguides.aalto.fi/imagoa (på finska).

VI. DE STUDERANDES RÄTTIGHETER OCH ANSVAR

Varje studerande ansvarar för sitt eget lärande. De studerande kan delta i föreläsningen via video- eller ljudförbindelse om de själva så önskar.

De studerande har rätt att veta på förhand om föreläsaren eller Aalto-universitetets tjänster spelar in undervisningstillfället. De har även rätt att veta var den inspelade filen kommer att delas (t.ex. i MyCourses, inom Aaltos interna nätverk eller öppet på internet).

De studerande måste ha möjlighet att välja om de vill synas eller höras i den inspelade filen under inspelningen.

Om den inspelade filen innehåller namn på kursdeltagare eller annan identifierande information (t.ex. en deltagarlista) får filen inte delas till andra än till kursdeltagarna utan de studerandes tillåtelse.

De studerande kan avstå från att medverka i video- eller ljudfiler. De studerande måste meddelas om möjligheten att förbjuda inspelning genast när kommunikationskanalen öppnas. Möjligheten måste framföras explicit, tydligt och separat från annan information. Samtidigt ska de studerande informeras om hur de kan avstå från att spelas in.

De studerande har rätt att veta vilka undervisningstillfällen som spelas in och vilka som har tillgång till den inspelade filen.

Enligt 12 § i upphovsrättslagen (404/1961) får var och en framställa enstaka exemplar av offentliggjorda verk för sitt enskilda bruk.  I enlighet med 6 § i universitetslagen är upphovsrättsskyddade material och föreläsningar offentliga. Kopior som studerande framställt för eget bruk får inte användas för andra ändamål. Det är på den studerandes ansvar att säkerställa att kopior av universitetsföreläsningar inte publiceras eller på andra sätt görs tillgängliga för tredje parter, till exempel via internet. Utöver en upphovsrättsförseelse anses felaktigt bruk av de inspelade filerna vara misskötsel som leder till ändamålsenliga disciplinära åtgärder.

VII. FÖRELÄSARNAS RÄTTIGHETER OCH ANSVAR

Föreläsarna beslutar om inspelning och delning av sina föreläsningar, förutom i situationer där de har ingått särskilda avtal (till exempel projekt- eller finansieringsavtal).

Föreläsare måste respektera de studerandes lagliga rätt att spela in föreläsningen för eget bruk.

Alla filer som spelas in av universitetets personal ska skapas med apparatur som ägs av universitetet och dess IT-tjänst för att främja rättvis och lagenlig behandling av personuppgifter. De studerandes samtycke till behandling av personuppgifter behandlas i kapitel IX.

VIII. UPPHOVSRÄTTSPRINCIPER

Aalto-universitetet respekterar alla upphovspersoners lagstadgade rätt till materialet de skapat, och garanterar att upphovsrätten beaktas i samband med planeringen av undervisnings- och läromaterial.

Alla författares och upphovspersoners rättigheter beaktas redan när materialen planeras. Varje person som författar eller uppträder i ett audiovisuellt verk har upphovsrättigheter. När ett audiovisuellt verk produceras i enlighet med dessa principer för inspelning av föreläsningar är Aalto-universitetet verkets producent.

Läromaterial delas öppet bara om universitetet har fått rätt till det av alla parter. Aalto-universitetet möjliggör utveckling av öppna läromaterial, men att producera sådana är frivilligt.

IX. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Rättsliga grunder och syfte

De rättsliga grunderna för produktion och användning av video- och ljudfiler är artikel 6.1 e i den allmänna dataskyddsförordningen samt 2 och 6 § i universitetslagen.

För externa parter (t.ex. gästande talare) ska en ändamålsenlig samtyckesblankett användas för att erhålla deras uttryckliga samtycke till att deras presentation spelas in. Ingen typ av interaktiv undervisning eller undervisningstillfällen där de studerandes deltagande är väsentligt (t.ex. tillfällen där de studerande presenterar sitt arbete eller tutorialer) får spelas in om deltagarnas samtycke inte har erhållits genast i början av tillfället.

Inspelade föreläsningar används inte för ledning av personalens prestationer eller som grund för prestationsrelaterade åtgärder eller disciplinära åtgärder.

Som personuppgiftsansvarig kan universitetet i enlighet med sin dataskyddspolicy behandla anställdas, studerandes, forskningspersoners och andra användares personuppgifter för att ordna undervisning och erbjuda stödtjänster till studerande och personal, ifall det finns en laglig grund för behandlingen av uppgifterna. När filer förvaras i webbmiljöer bör det noteras att användares tillgång till och användning av webbtjänsterna kan följas upp. Sådan uppföljning är ett exempel på personuppgifter som universitetet samlar in i enlighet med dataskyddsmeddelandet till studerande.

De registrerades rättigheter

Om en studerande eller en medlem av personalen vill att en inspelad fil ska redigeras ska hen informera personen som ansvarar för inspelningen av filen.

När det gäller filer som anknyter till utbildningsverksamhet har individer rätt att få bekräftelse om behandlingen av personuppgifter som gäller dem och tillgång till dessa personuppgifter. Individer har också rätt att få felaktiga eller oklara personuppgifter korrigerade.

Individer har rätt att begära att deras personuppgifter raderas, vilket innefattar medverkan i inspelade utbildningssituationer.

Som personuppgiftsansvarig ansvarar universitetet för raderingen av personuppgifter, förutom i situationer där universitetet kan framföra en laglig grund för behandling av uppgifterna som föregår de inspelade individernas intressen, rättigheter och friheter.

Lagring av filer, tillgång till filer och delning av filer

Alla inspelade utbildningsfiler ska lagras, användas, delas och behandlas i enlighet med universitetets datasäkerhetspolicy. Filer som skapats av studerande är för den studerandes personliga bruk, och ingen delning eller återanvändning av dem är tillåtet.

Lagringstid

Möjliga lagringstider för inspelade föreläsningar: 

1. under kursen och förberedelsetiden före tentamen
2. tre år (förvaringstiden på plattformen MyCourses)
3. så länge som den inspelade filen är väsentlig för undervisning och lärandemål.

X. UPPFÖLJNING OCH UPPDATERING

Aalto-universitetets lärandetjänster (LES) följer upp dessa principer med högst två års mellanrum.

Förfarandena och de relaterade ansvarsfrågorna följs upp minst en gång per år.

Källor

Elliott, Caroline och Neal, David (2015), Evaluating the use of lecture capture using a revealed preference approach. Active Learning in Higher Education, http://eprints.hud.ac.uk/24540/

Feir et al. (2013), Use of Echo360 generated materials and its impact on class attendance, 30^th Ascilite Conference Proceedings, http://www.ascilite.org/conferences/sydney13/about/proceedings.pdf