Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Apurahan maksatusta varten käsittelijä ilmoittaa järjestelmässä ketkä ovat apurahan saajia. Tämän jälkeen ilmoitetuille henkilöille lähtee automaattiviesti, jossa pyydetään täyttämään pankki- ja verotustiedot. Tästä prosessi etenee normaaliin asiatarkastus- ja hyväksyntävaiheeseen (yläsivullä kuvatun ohjeen mukaan).

Apurahan saajien ilmoittaminen yksitellen

Jos saajia ei ole kovin paljon, tämä on yksinkertaisin tapa. Mene osoitteeseen https://sharepoint.aalto.fi/sites/Workflow/Students/Lists/GrantInit/NewForm.aspx (pääset tähän samaan lomakkeeseen myös asiatarkastusnäkymästä valitsemalla vasemman palkin valikosta GrantInit ja sieltä New item).

Valitse käsiteltävä apuraha Grant-kohdan alasvetovalikosta. Jos apurahaa ei näy valikossa, se tarkoittaa että sen perustietoja ei ole vielä tallennettu järjestelmään. Tämä täytyy tehdä kerran täyttämällä apurahojen perustietolomake https://sharepoint.aalto.fi/sites/Workflow/Staff/Lists/GrantRequest/NewForm.aspx.

Kirjoita saajien nimet (aloittaen sukunimestä) tai sähköpostiosoitteet yksitellen kohtaan Applicants. Järjestelmä hakee henkilöt Aallon rekisteristä.

Kirjoita apurahan summa kohtaan Proposed amount. Jos henkilöille tulee eri summa, täytä lomake moneen kertaan. Summaa pystyy muuttamaan myös vielä asiatarkastusvaiheessa tarvittaessa.

Save:n painamisen jälkeen siirryt listanäkymään. Syötettyjen apurahan saajien ilmestyminen näkyviin voi kestää joitakin sekunteja (paina F5 jotta selain lataa sivun uudelleen). 

Nyt apurahat pitää vielä lähettää eteenpäin:

  1. Jos sisältö ei ole valmiiksi näkyvissä, avaa se näkyville klikkaamalla pientä väkästä ennen "Import file name"-tekstiä.
  2. Sitten voit valita kaikki apurahat klikkaamalla väkästä otsikkorivin vasemmassa reunassa (tai halutessasi valitse vain osa klikkaamalla niitä yksitellen). 
  3. Yläpalkkiin ilmestyy Init grants painike. Paina siitä lähettääksesi apurahat eteenpäin. Listatut henkilöt saavat nyt automaattiviestin, jossa pyydetään täyttämään pankki- ja verotustietolomake.

Apurahojen saajien tuonti massana Excel-tiedostosta

Jos saajia on paljon, henkilöt voi tuoda järjestelmään nopeammin Excel-importin avulla. Excel-tiedoston tulee olla tietyn muotoinen ja voit ladata mallipohjan täältä. Apurahan nimi tulee olla samassa muodossa kuin yksitellen tuotaessa käytettävän lomakkeen alasvetovalikossa kohdassa Grant.

Exceliin täytetään kerralla yhden käsittelykerran apurahojen saajat ja tiedosto kannattaa nimetä päivämäärällä. Tiedoston nimi jää näkyviin järjestelmään.

Kun olet täyttänyt tiedot Excel-tiedostoon, toimi näin:

  1. Mene apurahojen latausnäkymään osoitteeseen https://sharepoint.aalto.fi/sites/Workflow/Students/InitGrantDocuments
  2. Valitse Upload yläpalkista
  3. Valitse luomasi Excel-tiedosto
  4. Paina OK

Onnistuneen Excel-tiedoston tuonnin jälkeen saat sähköpostin vahvistuksena tiedoston käsittelystä. Sähköpostissa olevasta linkistä pääset Grant Init näkymään tarkastelemaan tietoja ja lähettämään ne eteenpäin.

Sinun pitäisi nyt nähdä kaikki apurahat, jotka olivat syötettynä Excel-tiedostoon. Tarkista että saajat ja summat täsmäävät. Tämän jälkeen ne pitää siis vielä lähettää eteenpäin:

  1. Valitse ensin vain uusimman Excel-tiedoston tuontiryhmä näkyville klikkaamalla pientä väkästä ennen "Import file name: tiedostonimi" (tässä auttaa tiedostojen nimeäminen päivämäärällä).
  2. Sitten voit valita kaikki tämän tuontiryhmän apurahat klikkaamalla väkästä otsikkorivin vasemmassa reunassa (tai halutessasi valitse vain osa klikkaamalla niitä yksitellen). 
  3. Yläpalkkiin ilmestyy Init grants painike. Paina siitä lähettääksesi apurahat eteenpäin. Listatut henkilöt saavat nyt automaattiviestin, jossa pyydetään täyttämään pankki- ja verotustietolomake.

Työnkulun seuraavat vaiheet

Kun käsittelijä on alustanut apurahat edellä kuvatun mukaisesti, saajille lähtee seuraavanlainen viesti:

Täytä apurahan maksutiedot / Fyll i stipendiums betalningsinformation / Fill in payment details for scholarship

Olet saamassa apurahan. Tarvitsemme maksua varten pankkiyhteystiedot sekä verottajan vaatimat tiedot. Täytä tiedot huolellisesti täällä:

Linkki

Apuraha: apurahan nimi

***

Du ska mottaga en stipendium. Vi behöver bank- och skattinformation för att göra betalning. Fyll i informationet noggrant här:

Link

Stipendium: apurahan nimi

***

You will receive a scholarship. We need your bank and tax information to make the payment. Please fill in the information carefully here:

Link

Scholarship: apurahan nimi


Kun opiskelija on käynyt täyttämässä tiedot, käsittelijä tekee vielä asiatarkastuksen ja hyväksyjä maksun hyväksynnän perusprosessin mukaisesti. Se on kuvattu tarkemmin sivulla Apurahojen haku Nintex-järjestelmässä - ohje käsittelijöille.

Importing grants from Excel file (instructions in English)

In order to import your grant payments to the system the payments need to be in an excel file that conforms to the preset format. You can download a template file here

After creating the excel file:


  • After succesfully uploading the excel file you will receive an email to confirm that the file has been processed. Follow the link in the email to proceed to the Grant Init view
  • You should now see a list of all the grants you entered in the excel file. Check that the applicants and amounts match. You can then select each line by clicking on the first column and then pressing Init grants button that appears on the top bar
  • This will initialize the payment info gathering process by sending email to the applicant to enter the required payment information
  • No labels