Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Tämä ohje on yhteinen käsittelyohje kaikille Nintex-järjestelmään (sharepoint.aalto.fi) toteutetuille apurahoille.

Palaute ja kysymykset Nintex-les@aalto.fi 

Prosessin kuvaus

Tämä apurahaprosessi on tuotteistettu koko Aallolle yhteinen digitaalinen apurahojen käsittelyprosessi. Sitä voidaan käyttää kahdella tavalla:

1) Apurahan koko hakemusprosessi hoidetaan Nintexissä. Näitä ovat tohtorien kannustinstipendi, ARTS DoD ja DoA apurahat, Annikki Paasikiven rahasto ja arkkitehtien matka-apurahasto.

2) Apurahan maksatusvaihe hoidetaan Nintexissä eli prosessi korvaa entisen paperisen apuraha/stipendi-maksulomakkeen 25. Maksatusvaiheen käyttöönottoa varten apurahan perustiedot (tiliöinti, käsittelijät ja hyväksyjät) tulee ensin olla lähetetty niiden keruulomakkeella https://sharepoint.aalto.fi/sites/Workflow/Staff/Lists/GrantRequest/NewForm.aspx.

Molemmissa tapauksissa prosessin kulku on muuten sama, mutta vaihtoehdossa 2 käsittelijä aloittaa prosessin listaamalla järjestelmään apurahan saajat. Heille lähtee tämän jälkeen pyyntö täyttää pankki- ja verotustietonsa digitaalisella lomakkeella. Vaihtoehdossa 1 hakija aloittaa prosessin täyttämällä hakemuksen (joka sisältää myös pankkitiedot). 

Maksuvaiheen aloitus (kun hakemuksia ei ole tehty suoraan järjestelmässä)

Maksuvaiheen aloitus niille apurahoille, joiden hakemukset on tehty muulla tavoin (tai apurahaa ei tarvitse hakea). Käsittelijä listaa järjestelmään apurahan saajat alasivun ohjeen mukaisesti, ja heille lähtee pyyntö täyttää pankki- ja verotustietonsa. Tämän jälkeen asiatarkastus etenee normaalisti seuraavan kappaleen ohjeen mukaan.

Käsittelyohje LES /Asiatarkastus

Käsittelijä saa kerran viikossa ilmoituksen sähköpostiin saapuneista hakemuksista. Käsittelyroolit on määritelty apuraha- ja koulukohtaisesti. 

Hyväksyjän valmisteluun palauttamasta hakemuksesta tulee viesti valmistelijalle reaaliaikaisesti.

Näkymät

Inspecting: Asiatarkastusta odottavat 

Asiatarkastusnäkymän suora linkki: https://sharepoint.aalto.fi/sites/Workflow/Students/Lists/GrantsForms/Inspecting.aspx

Asiatarkastusnäkymässä näkyvät kaikki asiatarkastusta odottavat apurahat, joissa toimit käsittelyroolissa. Kun apurahahakemus on lähetetty eteenpäin hyväksyjälle, se häviää asiatarkastusnäkymästä. 

Näkymää voi muokata haluamallaan tavalla otsikkorivin jokaisesta otsikosta: 

All Items: Kaikki hakemukset

Vasemman reunan painike All items antaa näkymän kaikista hakemuksista luokiteltuna niiden statuksen mukaan. Täältä voit tarkistaa esimerkiksi onko hyväksyjä jo hyväksynyt hakemuksen ("Approved") vai onko se vielä odottamassa "Proposed approved" tilassa. 

Hakemusten ja päätösten listaaminen exceliin

Jos tarvitset listan hakemuksista tai päätöksistä jne, saat sen klikkaamalla Items kohtaa → export to Excel 

Hakemuksen tarkastelu

Valitse hakemus klikkaamalla ID tunnistetta →  hakemus avautuu tarkasteltavaksi.

  • Voit tarkastella kaikkia hakemuksen välilehtiä (1. Personal Information, 2. Application Information ja 3. Bank & Tax Information.)

Opiskelijan täyttämiä tietoja ei voi tässä näkymässä muuttaa.

Asiatarkastusnäkymässä voi avata opiskelijan liittämiä liitteitä klikkaamalla liitteen auki:

Asian lukitseminen itselle käsittelyyn

Asian voi lukita itselleen käsittelyyn, jos käsittelijöitä on useita. Valitse käsiteltävä hakemus, klikkaa Items painiketta ja valitse Make me the handler. Asia on nyt sinulla käsittelyssä, niin että se näkyy myös muille. 

Hakemusta voi käsitellä myös ilman itselleen lukitsemista, esim. jos koulussa on vain yksi käsittelijä kyseisille apurahoille.

Hakemuksen editointi/muokkaaminen (virheellisiä tietoja tms)

Saat avattua hakemuksen muokattavaksi seuraavasti:

-          valitse hakemus (näkyy sinisenä) --> klikkaa näytön yläreunasta painikkeesta Items

Sen jälkeen valitse Edit Item --> pääset muokkaamaan valittua hakemusta.

Muokkaus-näkymässä pääset liikkumaan keltaisella merkityistä linkeistä/painikkeista.

     

Muokkauksen jälkeen tallenna muutokset hakemuksen viimeiseltä eli 3. välilehdeltä Save and Submit painikkeesta:

Täydennyspyynnön tekeminen opiskelijalle

Jos hakemus on puutteellinen tai virheellinen ja opiskelijalta täytyy pyytää täydennystä, voit palauttaa hakemuksen opiskelijalle täydennettäväksi viestin kera.

Valitse hakemus kuten edellä ja Items painikkeen takaa löydät Request more info painikkeen.  

     


Opiskelija saa sähköpostilla seuraavanlaisen automaattiviestin ja linkin suoraan omalle hakemukselleen. Kirjoittamasi viesti näkyy kohdassa Täydennyspyyntö:

Opiskelijalla on myös mahdollisuus vetää hakemuksensa pois tässä vaiheessa, tällöin prosessi päättyy tähän.

Päätösesityksen tekeminen

Kun hakemus tai hakemukset on tarkistettu ja valmis esityksen tekemiseksi, voit valita yhden tai useamman hakemuksen lähetettäväksi päätösvaiheeseen:

Klikkaa rivin edessä väkäsen alla, jolloin rivi valikoituu (voit valita useamman) --> yläpuolelle ilmestyy Propose (lukumäärä) approvals ja Propose (lukumäärä) rejected.

-          Voit siis valita kerralla kaikki hyväksyttävät ja lähettää ne päätösvaiheeseen.

-          Voit valita kerralla myös kaikki hylättävät ja lähettää ne päätösvaiheeseen.

Hyväksyttäväksi lähetettävät

Klikkaa Propose 1 approvals --> avautuu ikkuna, jossa voit kirjata yhteisen kommentin kaikille valituille hyväksytyksi esitettäville hakemuksille.

  • Jos haluat kirjata yksittäiseen hakemukseen liittyviä kommentteja, hakemus/hakemukset täytyy lähettää päätettäväksi yksittäin.

Lopuksi paina Send for approval asian lähettämiseksi eteenpäin.

Kielteinen esitys

Jos hakemus esitetään hylättäväksi, valitaan Propose 1 rejected --> avautuu ikkuna, jossa voit kirjata kommentit hylätyksi esitetyistä hakemuksista. Paina lopuksi Reject asian lähettämiseksi eteenpäin.

-          Hylätyksi esitettävät hakemukset kannattaa lähettää eteenpäin yksitellen, jolloin voit kirjata hylkäämisen perustelut selkeästi Comments –kenttään.


Päätöksen tekijän ohje / Hyväksyntä

Hyväksyjän näkymä https://sharepoint.aalto.fi/sites/Workflow/Students/Lists/GrantsForms/Waiting%20for%20Approval.aspx


Apurahahakemukset ohjautuvat automaattisesti oikealle hyväksyjälle järjestelmään tallennetun työnkulun perusteella. 

Hyväksyjä saa automaattiviestin, kun hakemuksia on hyväksyttävissä: 

Hyväksyjän näkymä

Hyväksyjä näkee hänelle ohjautuneet, päätöstä odottavat hakemukset näytöllä alla olevan mukaisesti. Hakemukset on ryhmitelty statuksen mukaan: Proposed approved ja Proposed rejected

Esimerkissä hakemukset 22 ja 23 on lähetetty päätettäväksi yhdessä, jolloin molempien kohdalla näkyvät samat kommentit.

Päätöksen tekeminen 

Päätös tehdään aina esitykseen kantaa ottamalla: hyväksytään tai hylätään esitys. 

  • Hyväksyjä valitsee ne hakemukset joista haluaa tehdä päätöksen (alla 20)--> Approve 1 Grant decisions painike ilmaantuu. 
  • Järjestelmä kysyy vielä vahvistuksen, haluatko hyväksyä esitetyt päätökset.
  • Tässä vaiheessa hakemuksen voi palauttaa takaisin valmisteluun Return 1 to inspection, jos on tarpeen.

          


Tämän jälkeen asia siirtyy automaattisesti talousjärjestelmään ja automaattiseen maksuun. Opiskelija saa automaattiviestin tässä vaiheessa, että päätös on tehty ja apuraha myönnetty/ei myönnetty. 

Tiliöinti manuaalisesti

Joissakin poikkeustapauksissa (ARTS DoA, DoD ja DoM apurahat) tiliöintiä ei voida tehdä vakiotileillä ja se tehdään manuaalisesti hyväksynnän jälkeen. Tarkemmat ohjeet löytyvät täältä.

Kulujen raportointi

Joihinkin apurahaprosesseihin kuuluu vielä vaihe, jossa opiskelijan tulee raportoida miten rahat on käytetty. Tällöin opiskelijan saamassa päätösviestissä lukee ohjeet raportointiin sekä linkki raporttilomakkeelle. Esimerkki tekstistä Department of Design apurahasta:

"Apurahan käytöstä tulee raportoida kuukauden kuluessa sen käytöstä. Apurahan voi käyttää vain haettuun tarkoitukseen ja raportoinnin yhteydessä tulee toimittaa kuitit apurahan käytöstä. Apurahan käytön raportointiin pääset tästä linkistä: Approval URL"

"The grant must be reported no later than 30 days following the use of the funds. You may use the grant only for the purpose it was awarded for in the application. The report should include copies of the original receipts for each expense item related to the grant. You can access the report page here. Approval URL"

LES käsittelijät voivat seurata raportointien tilaa Sharepointin listanäkymässä: https://sharepoint.aalto.fi/sites/Workflow/Students/Lists/GrantsForms/Reporting.aspx

Kulujen raportointilomakkeella näkyy myönnetyn apurahan tiedot, vapaa tekstikenttä raportille sekä mahdollisuus lisätä liitteitä (alla kuvakaappaus).

  • No labels