easiointi
Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

ARTS opinnäytteiden käsittely eAge-järjestelmässä

eAge-hakemuksella opiskelija toimittaa hyväksytyn opinnäytetyönsä ja siihen liittyvän julkaisuluvan ja viitetietolomakkeen Aalto-yliopiston kirjastolle julkaistavaksi ja/tai tallennettavaksi Aaltodoc-julkaisuarkistoon.

Linkki lomakkeelle: https://eage.aalto.fi/?ff/arts_thesis

Kirjautuminen järjestelmään

Voit järjestelmässä valita, haluatko sähköposti-ilmoituksen käsiteltäväksesi tulleista asioista. Jos olet valinnut sähköposti-ilmoitukset, saat automaattiviestin kaikista hakemuksista sen jälkeen, kun opiskelija on lähettänyt hakemuksen käsiteltäväksi. Viestistä näkyy myös, onko kyseessä kandidaatin vai maisterin hakemus.

 Automaattiviesti käsittelijälle

Uusi asia odottaa käsittelyä

Asia:  {case_name}
Asian tunniste: {case_id}

Pääaine (taiteen kandidaatti):
Pääaine (tekniikan kandidaatti):
Maisteriohjelma (taiteen maisteri):
Maisteriohjelma (arkkitehtuuri):

{case_link}

Älä vastaa tähän viestiin, tämä on järjestelmän automaattisesti lähettämä ilmoitus.

Jos valitset sähköposti-ilmoitukset, voit käsitellä asiat painamalla linkkiä, joka sinulle lähetetään. Muutoin pääset käsittelemään asioita kirjautumalla Aalto-tunnuksilla osoitteessa https://eage.aalto.fi.

Suositeltavia selaimia ovat Google Chrome ja Mozilla Firefox.

Käsittelyprosessi

Käsittelyprosessissa on kaksi vaihetta:

  1. Hakemuksen täyttäminen (opiskelija)
  2. Asiantuntijan käsittely (koulun käsittelijä)

Asiantuntijan käsittely -vaiheen jälkeen hakemus ja opinnäytetyö siirtyvät kirjastolle. Kirjasto julkaisee työn Aaltodocissa. Kirjastossa töiden tiedot ja tiedostot tarkistetaan ennen niiden tallentamista Aaltodoc-julkaisuarkistoon. Ne kokotekstit, joiden verkkojulkaisemiseen työn tekijä on antanut luvan, näkyvät Aaltodocissa noin 3 viikon kuluttua työn hyväksymisestä.

Hakemusten käsittely eAgessa

Odottavat hakemukset

  • Kirjautumisen jälkeen tulet Odottavat-näytölle, josta löytyvät kaikki eAge-hakemukset, joihin sinulla on käsittelyoikeus. Uusimmat hakemukset näkyvät ylimpänä.

  • Jos sinulla on oikeus käsitellä useampia asiakokonaisuuksia eAgessa (esim. opinnäytteen palautus ja sisäinen liikkuvuus), valitse haluamasi asia vetovalikosta.

    • Opinnäytteen elektroninen arkistointi (Aalto ARTS): EDU_arts_thesis_2017


  • Odottavat-näytöllä hakemuksia voi suodattaa eri tavoin. Jos haluat käsitellä vain tietyn ohjelman hakemuksia, voit käyttää suodattimia Lomake, Kenttä, Arvo:

Hakemuksen ottaminen käsittelyyn

  • Valitse käsiteltävä hakemus klikkaamalla ikonia Tulet Asian tiedot -näytölle.


  • Voit lukita hakemuksen Lukitse asia itsellesi käsiteltäväksi-painikkeella.

Käsittely


  • Avattuasi yksittäisen asian tarkista, että opinnäytteen tiedot on täytetty oikein ja että opiskelija on palauttanut oikean tiedoston:

    1. Avaa opinnäytteen tiedot -lomake: Tarkista, että opinnäytteen tiedot on täytetty oikein.
    2. Avaa opinnäyte: tarkista, että opiskelija on palauttanut oikean tiedoston pdf/a-muodossa.
    3. Tee käsittelijän merkinnät: avaa korkeakoulun valmistelu ja päätös -lomake ja tee tarvittavat merkinnät.

  • Lukitse hakemus itsellesi Korkeakoulun valmistelu/päätös -välilehdelle tehdäksesi työtä koskevat merkinnät.


  • Lukittuasi asian, tee opinnäytettä koskevat merkinnät ja Tallenna lomake.

  • Kohta ”Tiedonsiirrossa tapahtuvat merkinnät” koskee Aaltodociin siirtymistä, ÄLÄ tee siihen merkintöjä.

  • Tallennettuasi merkinnät, siirryt automaattisesti takaisin Asian tiedot -välehdelle. Skrollaa sivun alareunaan lähettääksesi opinnäytteen julkaisuarkistoon.



  • Lähetä opinnäyte eteenpäin Asia loppuunkäsitelty. Lähetä arkistoon -painikkeella.


  • Opinnäyte ja hakemus siirtyvät kirjastolle. Samalla opiskelijalle lähtee automaattiviesti tiedoksi asian käsittelystä.
 Opiskelijalle lähtevä automaattiviesti

Asiasi on loppuun käsitelty ja opinnäytteesi on siirtynyt kirjaston käsittelyyn.

Kirjastossa töiden tiedot ja tiedostot tarkistetaan ennen niiden tallentamista Aaltodoc-julkaisuarkistoon. Ne kokotekstit, joiden verkkojulkaisemiseen työn tekijä on antanut luvan, näkyvät Aaltodocissa noin 3 viikon kuluttua työn hyväksymisestä.

Asia: {case_name}
Asian tunniste: {case_id}

{case_link}

Älä vastaa tähän viestiin, tämä on järjestelmän automaattisesti lähettämä ilmoitus.

  • Kirjastossa töiden tiedot ja tiedostot tarkistetaan ennen niiden tallentamista Aaltodoc-julkaisuarkistoon. Ne kokotekstit, joiden verkkojulkaisemiseen työn tekijä on antanut luvan, näkyvät Aaltodocissa noin 3 viikon kuluttua työn hyväksymisestä.

Hakemuksen palauttaminen aiempaan vaiheeseen

  • Jos opiskelija on vahingossa palauttanut opinnäytteestään virheellisen version, voit palauttaa asian aiempaan vaiheeseen, eli uudestaan täytettäväksi. Opiskelijan palauttaessa asian uudelleen järjestelmässä, se tulee sinulle uudelleen käsiteltäväksi.


Opiskelijan ohje hakemuksen jättämiseen

 Opiskelijan ohje hakemuksen jättämiseen

Asia: Opinnäytteen elektroninen arkistointi (Aalto ARTS)
Lomake: Ohje opinnäytteen jättämiseen


  • Tee työstäsi PDF/A-tiedosto. Työ arkistoidaan yhtenä tiedostona, liitä opinnäytteen tiivistelmälomake ja mahdolliset liitteet samaan tiedostoon itse työn kanssa. Alla tarkemmat ohjeet PDF/A-tiedoston luomisesta. Huomaa myös ohjeet tiedoston nimeämisestä.
  • Tallenna halutessasi työn kansikuva erillisenä kuvatiedostona (png-tiedostomuodossa)
  • Täytä opinnäytteen metatiedot* Opinnäytteen tiedot -välilehdellä ja paina Tallenna.
  • Lisää opinnäytteen PDF/A-tiedosto välilehdelle Opinnäyte.
  • Voit lisätä työn kansikuvan png-tiedostomuodossa välilehdelle Opinnäytteen kansi, jolloin se tulee Aaltodoc-julkaisuarkistoon opinnäytteesi metatietojen yhteyteen.
  • Lähetä opinnäyte kirjastoon Asian tiedot -välilehdeltä painamalla Lähetä.

Jos haluat palata lukemaan näitä ohjeita täyttäessäsi opinnäytteen tietoja, muistathan ensin tallentaa tiedot, jotta ne eivät katoa.

Lähetettyäsi opinnäytteen tiedot ja kokotekstin kirjastolle, voit seurata asian edistymistä järjestelmästä vasemman valikon kohdasta Oma asiointi -> Seuranta. 

*Metatiedoilla tarkoitetaan opinnäytteen tallentamisen yhteydessä kirjattavia opinnäytettä koskevia tietoja, esimerkiksi opinnäytteen nimeä, työn kieltä, avainsanoja ja ohjaajaa.

Tiivistelmälomakkeet

Kandidaatin opinnäytteen nimi ja tiivistelmä tallennetaan työn kielellä.

Maisterin opinnäytteen ja diplomityön nimi ja tiivistelmätiedot toimitetaan työn kielellä sekä vähintään yhdellä käännöskielellä.

  • Jos opinnäytteen kieli on suomi tai ruotsi, nimi ja tiivistelmätiedot toimitetaan työn kielellä ja englanniksi sekä opiskelijan halutessa myös toisella kotimaisella kielellä.
  • Jos opinnäytteen kieli on englanti ja opiskelijan koulusivistyskieli on suomi tai ruotsi, nimi ja tiivistelmätiedot toimitetaan työn kielellä ja opiskelijan koulusivistyskielellä sekä opiskelijan halutessa myös toisella kotimaisella kielellä.

Tarvittaessa tiivistelmämallit löytyvät oman ohjelmasi Into-sivuilta. Tiivistelmän paikka työssä on nimiölehteä seuraavana sivuna. Sijoita työn kielellä laadittu tiivistelmä ensimmäiseksi. 

Pdf-tiedosto

Työ tallennetaan arkistoon PDF/A-muodossa. Työ arkistoidaan yhtenä tiedostona (mahdolliset liitteet työn loppuun samaan tiedostoon). 

Työn tietojen tallennus ja avainsanat

Tallenna työsi tiedot sekä sisältöä kuvaavat avainsanat lomakkeelle huolellisesti. Tiedonhaku julkaisuarkistossa perustuu tallennettuihin julkaisutietoihin. Ohjeita täyttämiseen löydät lomakkeen ao. kohdasta. 

Työn tiedot ja tiedosto Aaltodoc-julkaisuarkistossa

Kaikista hyväksytyistä töistä tallennetaan Aaltodoc-julkaisuarkistoon seuraavat tiedot: työn tekijä, työn nimi käännöksineen, sivumäärä, työn kieli, pääaine, valvoja ja ohjaaja sekä avainsanat. Myös tiivistelmä käännöksineen sekä kokoteksti (pdf-tiedosto) tallennetaan Aaltodoc-julkaisuarkistoon. Kokoteksti julkaistaan avoimessa verkossa vain jos annat siihen luvan. Aaltodoc-arkiston löydät osoitteesta https://aaltodoc.aalto.fi. Mikäli et anna julkaisulupaa, kokoteksti (PDF/A-tiedosto) on yleisön saatavilla vain Aalto-yliopiston käyttämässä suljetussa verkossa.

Mikäli huomaat työsi tiedoissa korjattavaa, ilmoita sähköpostilla asiasta osoitteeseen aaltodoc-help (at) aalto.fi.

Kahden tai useamman opiskelijan yhteistyönä tekemä opinnäyte

Mikäli opinnäytteellä on enemmän kuin yksi tekijä, tallentavat kaikki opiskelijat työn eAge-järjestelmään omanaan. Tallennuksen jälkeen kaikkien tekijöiden tulee lähettää tieto tallennuksesta osoitteeseen aaltodoc-help (at) aalto.fi. Oppimiskeskus huolehtii töiden metatietojen yhdistämisestä Aaltodoc:issa.

Mitä teen, jos olen palauttanut väärän version työstäni?

Jos olet palauttanut väärän version työstäsi, ota yhteyttä oman koulusi oppimispalveluihin: https://into.aalto.fi/display/yhteystiedot/Yhteystiedot

PDF/A -tiedostomuoto

Aaltodoc julkaisuarkiston ensisijainen dokumenttien tallennusformaatti on PDF/A. Tekstimuotoisen dokumentin esittämiseen tarkoitettu PDF/A on PDF-tiedostomuodon versio, joka soveltuu pitkäaikaiseen säilyttämiseen. PDF/A-tiedosto sisältää kaikki tarvittavat tiedot visuaalisen ulkoasun säilyttämiseksi. PDF/A-tiedostosta on riisuttu ne ominaisuudet, joita ei voida luotettavasti säilyttää, kuten muun muassa skriptit, äänet, elävä kuva, salaus sekä hyperlinkit dokumentin ulkopuolelle. Kirjasto suosittelee versioita PDF/A-1a, PDF/A-1b ja PDF/A-2, jotka ovat standardoitu ISO-standardina.

Opiskelijan ohje: Converting a file to PDF/A compliant version (pdf)


 Virkailijan ohje tiedostomuodon tarkistamiseen

Ennen opinnäytteen lähettämistä kirjastolle koulun käsittelijän tulee tarkistaa, että opinnäyte on tallennettu järjestelmään PDF/A-muodossa.

  1. Mene Opinnäyte-välilehdelle ja klikkaa opiskelijan opinnäytteen linkkiä. Valitse ”Open with” ja valitse Adobe Acrobat Reader DC. Jos Adobe Acrobat Reader DC ei löydy oletuksena, voit hakea sen valitsemalla "Open with" ja Other...

 

2. Valitse esille tulevista vaihtoehdoista Adobe Acrobat Reader DC ja kilkkaa ok.

3. Kun PDF aukeaa, sen yläkulmassa tulee näkyä teksti "This file claims compliance with the PDF/A standard and has been opened read-only to prevent modification". Tiedostomuodon voi tarkistaa myös vasemmassa reunassa näkyvän kuvakkeeen takaa.

4. Otsikon "Conformance" alla näkyy, minkä standardin mukainen tiedosto on kyseessä.


Voit tarkistaa tiedoston osoitteessa https://www.pdf-online.com/osa/validate.aspx

Ohjeita ja apua ongelmatilanteissa

Lisää ohjeita esim. raporteista ja hakemuksen palauttamisesta opiskelijalle löytyy Wikistä: eAge perustoimintojen käyttöohje

Ongelmatilanteissa voi ottaa yhteyttä eAgen helpdeskiin: eage(at)aalto.fi. Viestissä kannattaa mainita hakemuksen kuusinumeroinen tunniste (esim. ”Asian tunniste: 142178”).




  • No labels