ARTS opinnäytteiden käsittely eAge-järjestelmässä
eAge-hakemuksella opiskelija toimittaa hyväksytyn opinnäytetyönsä ja siihen liittyvän julkaisuluvan ja viitetietolomakkeen Aalto-yliopiston kirjastolle julkaistavaksi ja/tai tallennettavaksi Aaltodoc-julkaisuarkistoon.
Linkki lomakkeelle: https://eage.aalto.fi/?ff/arts_thesis
Kirjautuminen järjestelmään
Voit järjestelmässä valita, haluatko sähköposti-ilmoituksen käsiteltäväksesi tulleista asioista. Jos olet valinnut sähköposti-ilmoitukset, saat automaattiviestin kaikista hakemuksista sen jälkeen, kun opiskelija on lähettänyt hakemuksen käsiteltäväksi. Viestistä näkyy myös, onko kyseessä kandidaatin vai maisterin hakemus.
Jos valitset sähköposti-ilmoitukset, voit käsitellä asiat painamalla linkkiä, joka sinulle lähetetään. Muutoin pääset käsittelemään asioita kirjautumalla Aalto-tunnuksilla osoitteessa https://eage.aalto.fi.
Suositeltavia selaimia ovat Google Chrome ja Mozilla Firefox.
Käsittelyprosessi
Käsittelyprosessissa on kaksi vaihetta:
- Hakemuksen täyttäminen (opiskelija)
- Asiantuntijan käsittely (koulun käsittelijä)
Asiantuntijan käsittely -vaiheen jälkeen hakemus ja opinnäytetyö siirtyvät kirjastolle. Kirjasto julkaisee työn Aaltodocissa. Kirjastossa töiden tiedot ja tiedostot tarkistetaan ennen niiden tallentamista Aaltodoc-julkaisuarkistoon. Ne kokotekstit, joiden verkkojulkaisemiseen työn tekijä on antanut luvan, näkyvät Aaltodocissa noin 3 viikon kuluttua työn hyväksymisestä.
Hakemusten käsittely eAgessa
- Kirjaudu Aalto-tunnuksilla eAgeen osoitteessa eage.aalto.fi
Odottavat hakemukset
- Kirjautumisen jälkeen tulet Odottavat-näytölle, josta löytyvät kaikki eAge-hakemukset, joihin sinulla on käsittelyoikeus. Uusimmat hakemukset näkyvät ylimpänä.
Jos sinulla on oikeus käsitellä useampia asiakokonaisuuksia eAgessa (esim. opinnäytteen palautus ja sisäinen liikkuvuus), valitse haluamasi asia vetovalikosta.
Opinnäytteen elektroninen arkistointi (Aalto ARTS): EDU_arts_thesis_2017
- Odottavat-näytöllä hakemuksia voi suodattaa eri tavoin. Jos haluat käsitellä vain tietyn ohjelman hakemuksia, voit käyttää suodattimia Lomake, Kenttä, Arvo:
Hakemuksen ottaminen käsittelyyn
- Valitse käsiteltävä hakemus klikkaamalla ikonia Tulet Asian tiedot -näytölle.
- Voit lukita hakemuksen Lukitse asia itsellesi käsiteltäväksi-painikkeella.
Käsittely
- Avattuasi yksittäisen asian tarkista, että opinnäytteen tiedot on täytetty oikein ja että opiskelija on palauttanut oikean tiedoston:
- Avaa opinnäytteen tiedot -lomake: Tarkista, että opinnäytteen tiedot on täytetty oikein.
- Avaa opinnäyte: tarkista, että opiskelija on palauttanut oikean tiedoston pdf/a-muodossa.
- Tee käsittelijän merkinnät: avaa korkeakoulun valmistelu ja päätös -lomake ja tee tarvittavat merkinnät.
- Lukitse hakemus itsellesi Korkeakoulun valmistelu/päätös -välilehdelle tehdäksesi työtä koskevat merkinnät.
- Lukittuasi asian, tee opinnäytettä koskevat merkinnät ja Tallenna lomake.
Kohta ”Tiedonsiirrossa tapahtuvat merkinnät” koskee Aaltodociin siirtymistä, ÄLÄ tee siihen merkintöjä.
Tallennettuasi merkinnät, siirryt automaattisesti takaisin Asian tiedot -välehdelle. Skrollaa sivun alareunaan lähettääksesi opinnäytteen julkaisuarkistoon.
- Lähetä opinnäyte eteenpäin Asia loppuunkäsitelty. Lähetä arkistoon -painikkeella.
- Opinnäyte ja hakemus siirtyvät kirjastolle. Samalla opiskelijalle lähtee automaattiviesti tiedoksi asian käsittelystä.
- Kirjastossa töiden tiedot ja tiedostot tarkistetaan ennen niiden tallentamista Aaltodoc-julkaisuarkistoon. Ne kokotekstit, joiden verkkojulkaisemiseen työn tekijä on antanut luvan, näkyvät Aaltodocissa noin 3 viikon kuluttua työn hyväksymisestä.
Hakemuksen palauttaminen aiempaan vaiheeseen
- Jos opiskelija on vahingossa palauttanut opinnäytteestään virheellisen version, voit palauttaa asian aiempaan vaiheeseen, eli uudestaan täytettäväksi. Opiskelijan palauttaessa asian uudelleen järjestelmässä, se tulee sinulle uudelleen käsiteltäväksi.
Opiskelijan ohje hakemuksen jättämiseen
PDF/A -tiedostomuoto
Aaltodoc julkaisuarkiston ensisijainen dokumenttien tallennusformaatti on PDF/A. Tekstimuotoisen dokumentin esittämiseen tarkoitettu PDF/A on PDF-tiedostomuodon versio, joka soveltuu pitkäaikaiseen säilyttämiseen. PDF/A-tiedosto sisältää kaikki tarvittavat tiedot visuaalisen ulkoasun säilyttämiseksi. PDF/A-tiedostosta on riisuttu ne ominaisuudet, joita ei voida luotettavasti säilyttää, kuten muun muassa skriptit, äänet, elävä kuva, salaus sekä hyperlinkit dokumentin ulkopuolelle. Kirjasto suosittelee versioita PDF/A-1a, PDF/A-1b ja PDF/A-2, jotka ovat standardoitu ISO-standardina.
Ohjeet: Converting a file to PDF/A compliant version
Ohje tiedostomuodon tarkistamiseen
Ennen opinnäytteen lähettämistä kirjastolle koulun käsittelijän tulee tarkistaa, että opinnäyte on tallennettu järjestelmään PDF/A-muodossa.
- Mene Opinnäyte-välilehdelle ja klikkaa opiskelijan opinnäytteen linkkiä. Valitse ”Open with” ja valitse Adobe Acrobat Reader DC. Jos Adobe Acrobat Reader DC ei löydy oletuksena, voit hakea sen valitsemalla "Open with" ja Other...
2. Valitse esille tulevista vaihtoehdoista Adobe Acrobat Reader DC ja kilkkaa ok.
3. Kun PDF aukeaa, sen yläkulmassa tulee näkyä teksti "This file claims compliance with the PDF/A standard and has been opened read-only to prevent modification". Tiedostomuodon voi tarkistaa myös vasemmassa reunassa näkyvän
kuvakkeeen takaa.4. Otsikon "Conformance" alla näkyy, minkä standardin mukainen tiedosto on kyseessä.
PDF/A validation
- Voit varmistaa tiedostomuodon myös osoitteessa https://www.pdf-online.com/osa/validate.aspx
Ohjeita ja apua ongelmatilanteissa
Lisää ohjeita esim. raporteista ja hakemuksen palauttamisesta opiskelijalle löytyy Wikistä: eAge perustoimintojen käyttöohje
Ongelmatilanteissa voi ottaa yhteyttä eAgen helpdeskiin: eage(at)aalto.fi. Viestissä kannattaa mainita hakemuksen kuusinumeroinen tunniste (esim. ”Asian tunniste: 142178”).