Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata


BIZ opinnäytteiden käsittely eAge-järjestelmässä

eAge-hakemuksella opiskelija toimittaa hyväksytyn opinnäytetyönsä ja siihen liittyvän julkaisuluvan ja viitetietolomakkeen Aalto-yliopiston kirjastolle julkaistavaksi ja/tai tallennettavaksi Aaltodoc-julkaisuarkistoon.

Linkki lomakkeelle: https://eage.aalto.fi/?ff/EDU_BIZ_thesis

Linkki uudelle lomakkeelle: https://eage.aalto.fi/?ff/BIZ_thesis (otetaan käyttöön syksyllä 2019)

Kirjautuminen järjestelmään

Voit järjestelmässä valita, haluatko sähköposti-ilmoituksen käsiteltäväksesi tulleista asioista. Jos olet valinnut sähköposti-ilmoitukset, saat automaattiviestin kaikista hakemuksista sen jälkeen, kun opiskelija on lähettänyt hakemuksen käsiteltäväksi. Viestistä näkyy myös, onko kyseessä kandidaatin vai maisterin hakemus.

 Automaattiviesti

Uusi asia odottaa käsittelyä

Asia: Opinnäytteen elektroninen arkistointi (Aalto BIZ)
Asian tunniste: 123456
Tutkinto:Kauppatieteiden kandidaatti

https://eage.aalto.fi/index.php?sr/142178&lang=fi

Älä vastaa tähän viestiin, tämä on järjestelmän automaattisesti lähettämä ilmoitus.

Jos valitset sähköposti-ilmoitukset, voit käsitellä asiat painamalla linkkiä, joka sinulle lähetetään. Muutoin pääset käsittelemään asioita kirjautumalla Aalto-tunnuksilla osoitteessa https://eage.aalto.fi. Kirjautumisen jälkeen tulet Odottavat-näytölle, josta löytyvät kaikki eAge-hakemukset, joihin sinulla on käsittelyoikeus. Uusimmat hakemukset näkyvät ylimpänä.

Suositeltavia selaimia ovat Google Chrome ja Mozilla Firefox.

Käsittelyohjeet

EDU_BIZ_thesis_2018 (käytössä syksystä 2019)

Käsittelyprosessissa on kaksi vaihetta:

  1. Hakemuksen täyttäminen (opiskelija)
  2. Koulun käsittely (koulun käsittelijä)


Syksystä 2018 lähtien opinnäytteitä ei enää toimiteta painettuina kirjastoon. Koulun käsittelijä kuittaa hakemuksen vaiheessa 2. eAgessa ja siirtää hakemuksen kirjastolle. Päätös ja siirto kirjastolle -vaiheen jälkeen hakemus ja opinnäytetyö siirtyvät kirjastolle. Kirjasto julkaisee työn Aaltodocissa.

Hakemusten suodattaminen

Odottavat-näytöllä hakemuksia voi suodattaa eri tavoin. Jos haluat käsitellä vain tietyn ohjelman hakemuksia, voit suodattaa näkyville vain:

  • tietyn kandidaatintutkinnon erikoistumisalueen hakemukset – Erikoistumisalue (KTK)
  • tietyn maisteriohjelman hakemukset – Koulutusohjelma (KTM)

Suodata tietyn ohjelman maisterihakemukset näkyviin näin:

Valitse

  • Asia: EDU_BIZ_thesis_2018
  • Lomake: Opinnäytteen tiedot
  • Kenttä: Koulutusohjelma (KTM)
  • Arvo: jokin maisteriohjelmista, esim. Accounting

Asiantuntijan käsittely

  • Valitse käsiteltävä hakemus klikkaamalla ikonia
  • Tulet Asian tiedot -näytölle.

  • Lukitse asia itsellesi Lukitse itsellesi -painikkeella
  • Valitse Valmistelu ja päätös lomake:
    Tarkista lomakkeen tiedot ja että opinnäyte on tallennettu järjestelmään PDF/A-muodossa. (kts. ohje alla pdf-a muotoisen tiedoston tarkistaminen)

  • Rastita kohta Työ on valmis siirrettäväksi kirjastolle elektronista tallennusta varten.

  • Tallenna Tallenna lomake-painikkeella.
  • Mene takaisin Asian tiedot-välilehdelle.Lähetä hakemus seuraavaan vaiheeseen Asia loppuunkäsitelty. Lähetä arkistoon -painikkeella.

  • Opinnäyte ja hakemus siirtyvät kirjastolle. Samalla opiskelijalle lähtee automaattiviesti tiedoksi asian käsittelystä.
 Opiskelijan automaattiviesti

Asiasi on loppuun käsitelty ja opinnäytteesi on siirtynyt kirjaston käsittelyyn.

Kirjastossa töiden tiedot ja tiedostot tarkistetaan ennen niiden tallentamista Aaltodoc-julkaisuarkistoon. Ne kokotekstit, joiden verkkojulkaisemiseen työn tekijä on antanut luvan, näkyvät Aaltodocissa noin 3 viikon kuluttua työn hyväksymisestä.

HUOM! Valmistuaksesi sinun on anottava tutkintotodistusta oppimispalveluissa. Ohjeet tutkintotodistuksen tilaamiseen löydät Intosta.

Asia: {case_name}
Asian tunniste: {case_id}

{case_link}

  • Kirjastossa töiden tiedot ja tiedostot tarkistetaan ennen niiden tallentamista Aaltodoc-julkaisuarkistoon. Ne kokotekstit, joiden verkkojulkaisemiseen työn tekijä on antanut luvan, näkyvät Aaltodocissa noin 3 viikon kuluttua työn hyväksymisestä.

EDU_BIZ_thesis

Käsittelyprosessissa on kolme vaihetta:

  1. Hakemuksen täyttäminen (opiskelija)
  2. Koulun käsittely (koulun käsittelijä)
  3. Päätös ja siirto kirjastolle (koulun käsittelijä)


Syksystä 2018 lähtien opinnäytteitä ei enää toimiteta painettuina kirjastoon. Koulun käsittelijä kuittaa hakemuksen vaiheet 2. ja 3. eAgessa ja siirtää hakemuksen kirjastolle.

Päätös ja siirto kirjastolle -vaiheen jälkeen hakemus ja opinnäytetyö siirtyvät kirjastolle. Kirjasto julkaisee työn Aaltodocissa.

Opinnäytteet käsitellään kokonaan Kauppakorkeakoulun oppimispalveluissa (vaiheet 2 ja 3).

  • Kirjaudu Aalto-tunnuksilla eAgeen osoitteessa eage.aalto.fi
  • Kirjautumisen jälkeen tulet Odottavat-näytölle, josta löytyvät kaikki eAge-hakemukset, joihin sinulla on käsittelyoikeus. Uusimmat hakemukset näkyvät ylimpänä.

Hakemusten suodattaminen

Odottavat-näytöllä hakemuksia voi suodattaa eri tavoin. Jos haluat käsitellä vain tietyn ohjelman hakemuksia, voit suodattaa näkyville vain:

  • tietyn kandidaatintutkinnon erikoistumisalueen hakemukset – Erikoistumisalue (KTK)
  • tietyn maisteriohjelman hakemukset – Koulutusohjelma (KTM)

Suodata tietyn ohjelman maisterihakemukset näkyviin näin:

Valitse

  • Asia: EDU_BIZ_thesis
  • Lomake: Opinnäytteen tiedot
  • Kenttä: Koulutusohjelma (KTM)
  • Arvo: jokin maisteriohjelmista, esim. Accounting

Koulun käsittely (vaihe 2)

Hakemukset ovat ensin vaiheessa 2 Koulun käsittely. Hakemuksille ei tarvitse tehdä tässä vaiheessa muuta kuin lukita hakemus itselle ja lähettää se seuraavaan vaiheeseen.

  • Valitse käsiteltävä hakemus klikkaamalla ikonia

  • Tulet Asian tiedot -näytölle.

  • Lukitse asia itsellesi Lukitse itsellesi -painikkeella
  • Klikkaa alhaalta Lähetä seuraavaan vaiheeseen -painiketta.

Päätös ja siirto kirjastolle (vaihe 3)

Hakemukset käsitellään vaiheessa 3, Päätös ja siirto kirjastolle.

  • Valitse käsiteltävä hakemus klikkaamalla ikonia
  • Tulet Asian tiedot -näytölle.

  • Lukitse asia itsellesi Lukitse itsellesi -painikkeella
  • Valitse Valmistelu ja päätös lomake:
    Tarkista lomakkeen tiedot ja että opinnäyte on tallennettu järjestelmään PDF/A-muodossa. (kts. ohje alla pdf-a muotoisen tiedoston tarkistaminen)

  • Rastita kohta Työ on valmis siirrettäväksi kirjastolle elektronista tallennusta varten.

  • Tallenna Tallenna lomake-painikkeella.
  • Mene takaisin Asian tiedot-välilehdelle.Lähetä hakemus seuraavaan vaiheeseen Asia loppuunkäsitelty. Lähetä arkistoon -painikkeella.

  • Opinnäyte ja hakemus siirtyvät kirjastolle. Samalla opiskelijalle lähtee automaattiviesti tiedoksi asian käsittelystä.
 Opiskelijan automaattiviesti

Asiasi on loppuun käsitelty ja opinnäytteesi on siirtynyt kirjaston käsittelyyn.

Kirjastossa töiden tiedot ja tiedostot tarkistetaan ennen niiden tallentamista Aaltodoc-julkaisuarkistoon. Ne kokotekstit, joiden verkkojulkaisemiseen työn tekijä on antanut luvan, näkyvät Aaltodocissa noin 3 viikon kuluttua työn hyväksymisestä.

HUOM! Valmistuaksesi sinun on anottava tutkintotodistusta oppimispalveluissa. Ohjeet tutkintotodistuksen tilaamiseen löydät Intosta.

Asia: {case_name}
Asian tunniste: {case_id}

{case_link}

  • Kirjastossa töiden tiedot ja tiedostot tarkistetaan ennen niiden tallentamista Aaltodoc-julkaisuarkistoon. Ne kokotekstit, joiden verkkojulkaisemiseen työn tekijä on antanut luvan, näkyvät Aaltodocissa noin 3 viikon kuluttua työn hyväksymisestä.

Opiskelijan ohje hakemuksen jättämiseen

 Ohje opinnäytteen jättämiseen
Asia: Opinnäytteen elektroninen arkistointi (Aalto BIZ)
Lomake: Ohje opinnäytteen jättämiseen
  • Tee työstäsi PDF/A-tiedosto. Työ arkistoidaan yhtenä tiedostona, liitä opinnäytteen tiivistelmälomake ja mahdolliset liitteet samaan tiedostoon itse työn kanssa. Alla tarkemmat ohjeet PDF/A-tiedoston luomisesta. Huomaa myös ohjeet tiedoston nimeämisestä.
  • Täytä opinnäytteen metatiedot* Opinnäytteen tiedot -välilehdellä ja paina Tallenna.
  • Lisää opinnäytteen PDF/A-tiedosto välilehdelle Opinnäyte.
  • Lähetä opinnäyte kirjastoon Asian tiedot -välilehdeltä painamalla Lähetä. Saat kuittauksen sähköpostitse.

Jos haluat palata lukemaan näitä ohjeita täyttäessäsi opinnäytteen tietoja, muistathan ensin tallentaa tiedot, jotta ne eivät katoa.

Lähetettyäsi opinnäytteen tiedot ja kokotekstin kirjastolle, voit seurata asian edistymistä järjestelmästä vasemman valikon kohdasta Oma asiointi -> Seuranta. 

*Metatiedoilla tarkoitetaan opinnäytteen tallentamisen yhteydessä kirjattavia opinnäytettä koskevia tietoja, esimerkiksi opinnäytteen nimeä, työn kieltä, avainsanoja ja ohjaajaa.

Tiivistelmälomakkeet

Kandidaatin opinnäytteen nimi ja tiivistelmä tallennetaan työn kielellä.

Maisterin opinnäytteen nimi ja tiivistelmätiedot toimitetaan työn kielellä sekä vähintään yhdellä käännöskielellä.

  • Jos opinnäytteen kieli on suomi, nimi ja tiivistelmätiedot toimitetaan suomeksi ja englanniksi.
  • Jos opinnäytteen kieli on englanti ja opiskelijan koulusivistyskieli on suomi, nimi ja tiivistelmätiedot toimitetaan englanniksi ja suomeksi.

Tarvittaessa tiivistelmämallit löytyvät oman koulutusohjelmasi Into-sivuilta (Otaniemi/Helsinki) ja Mikkelin yksikön Into-sivuilta. Tiivistelmän paikka työssä on nimiölehteä seuraavana sivuna. Sijoita työn kielellä laadittu tiivistelmä ensimmäiseksi. 

Pdf-tiedosto

Työ tallennetaan arkistoon PDF/A-muodossa. Työ arkistoidaan yhtenä tiedostona (mahdolliset liitteet työn loppuun samaan tiedostoon). 

Työn tietojen tallennus ja avainsanat

Tallenna työsi tiedot sekä sisältöä kuvaavat avainsanat lomakkeelle huolellisesti. Tiedonhaku julkaisuarkistossa perustuu tallennettuihin julkaisutietoihin. Ohjeita täyttämiseen löydät lomakkeen ao. kohdasta. 

Työn tiedot ja tiedosto Aaltodoc-julkaisuarkistossa

Kaikista hyväksytyistä töistä tallennetaan Aaltodoc-julkaisuarkistoon seuraavat tiedot: työn tekijä, työn nimi käännöksineen, sivumäärä, työn kieli, pääaine, valvoja ja ohjaaja sekä avainsanat. Myös tiivistelmä käännöksineen sekä kokoteksti (pdf-tiedosto) tallennetaan Aaltodoc-julkaisuarkistoon. Kokoteksti julkaistaan avoimessa verkossa vain jos annat siihen luvan. Aaltodoc-arkiston löydät osoitteesta https://aaltodoc.aalto.fi. Mikäli et anna julkaisulupaa, kokoteksti (PDF/A-tiedosto) on yleisön saatavilla vain Aalto-yliopiston käyttämässä suljetussa verkossa.

Mikäli huomaat työsi tiedoissa korjattavaa, ilmoita sähköpostilla asiasta osoitteeseen aaltodoc-help (at) aalto.fi.

Kahden tai useamman opiskelijan yhteistyönä tekemä opinnäyte

Mikäli opinnäytteellä on enemmän kuin yksi tekijä, tallentavat kaikki opiskelijat työn eAge-järjestelmään omanaan. Tallennuksen jälkeen kaikkien tekijöiden tulee lähettää tieto tallennuksesta osoitteeseen aaltodoc-help@aalto.fi. Oppimiskeskus huolehtii töiden metatietojen yhdistämisestä Aaltodoc:issa.

Mitä teen, jos olen palauttanut väärän version työstäni?

Jos olet palauttanut väärän version työstäsi, ota yhteyttä oman koulusi oppimispalveluihin: https://into.aalto.fi/display/yhteystiedot/Yhteystiedot

PDF/A -tiedostomuoto

Aaltodoc julkaisuarkiston ensisijainen dokumenttien tallennusformaatti on PDF/A. Tekstimuotoisen dokumentin esittämiseen tarkoitettu PDF/A on PDF-tiedostomuodon versio, joka soveltuu pitkäaikaiseen säilyttämiseen. PDF/A-tiedosto sisältää kaikki tarvittavat tiedot visuaalisen ulkoasun säilyttämiseksi. PDF/A-tiedostosta on riisuttu ne ominaisuudet, joita ei voida luotettavasti säilyttää, kuten muun muassa skriptit, äänet, elävä kuva, salaus sekä hyperlinkit dokumentin ulkopuolelle. Kirjasto suosittelee versioita PDF/A-1a, PDF/A-1b ja PDF/A-2, jotka ovat standardoitu ISO-standardina.

Opiskelijan ohje: Converting a file to PDF/A compliant version (pdf)


 Virkailijan ohje tiedostomuodon tarkistamiseen

Ennen opinnäytteen lähettämistä kirjastolle koulun käsittelijän tulee tarkistaa, että opinnäyte on tallennettu järjestelmään PDF/A-muodossa.

  1. Mene Opinnäyte-välilehdelle ja klikkaa opiskelijan opinnäytteen linkkiä. Valitse ”Open with” ja valitse Adobe Acrobat Reader DC. Jos Adobe Acrobat Reader DC ei löydy oletuksena, voit hakea sen valitsemalla "Open with" ja Other...

 

2. Valitse esille tulevista vaihtoehdoista Adobe Acrobat Reader DC ja kilkkaa ok.

3. Kun PDF aukeaa, sen yläkulmassa tulee näkyä teksti "This file claims compliance with the PDF/A standard and has been opened read-only to prevent modification". Tiedostomuoto näkyy vasemmassa reunassa näkyvän kuvakkeeen takaa.

4. Otsikon "Conformance" alla näkyy, minkä standardin mukainen tiedosto on kyseessä.


Voit tarkistaa tiedoston osoitteessa https://www.pdf-online.com/osa/validate.aspx

Ohjeita ja apua ongelmatilanteissa

Lisää ohjeita esim. raporteista ja hakemuksen palauttamisesta opiskelijalle löytyy Wikistä: eAge perustoimintojen käyttöohje

Ongelmatilanteissa voi ottaa yhteyttä eAgen helpdeskiin: eage@aalto.fi. Viestissä kannattaa mainita hakemuksen kuusinumeroinen tunniste (esim. ”Asian tunniste: 142178”).

  • No labels