Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

In English



Ohjeet vastuuhenkilöille hyväksilukupäätösten tekemisestä:

Linkit Nintex-järjestelmään

Linkki uuden hakemuksen täyttämiseen (opiskelija)

Linkki käsittelyssä oleviin hakemuksiin (aktiiviset hakemukset)

Linkki jo käsiteltyihin hakemuksiin (arkisto)

Linkki omiin tehtäviin (My Workflow tasks)

Käyttäjätuki ja käyttöoikeudet

Hyväksilukuhakemuksen käyttäjätuki ja LES-käsittelijöiden käyttöoikeudet: nintex-les(at)aalto.fi

Järjestelmään kirjaudutaan Aalto-tunnuksilla. Myös opiskelijan on käytettävä Aalto-tunnustaan.

Käsittelyprosessiin kuuluu jokaisen koulun LES-käsittelijöille oma käsittelyrooli. Käsittelijät näkevät vain oman koulunsa hakemukset.

Käyttöoikeudet pyydetään sähköpostitse osoitteesta nintex-les(at)aalto.fi. Kerro viestissä, minkä koulun hakemuksia käsittelet. Käyttöoikeudet eivät tule voimaan takautuvasti vaan käsittelijä saa oikeudet vain hakemuksiin, joiden täyttäminen on aloitettu sen jälkeen, kun käsittelijälle on lisätty käsittelyoikeudet.

Hakemuksia voi järjestelmässä suodattaa esim. ohjelman mukaan, jos käsittelijä käsittelee vain tietyn ohjelman hakemuksia.

Aktiivisten hakemusten näkymässä hakemukset ovat oletuksena uusimmat ensin. Hakemusten järjestystä voi vaihtaa painamalla otsikkoa, esim. painamalla otsikkoa tunniste ja vaihtaa järjestykseksi vanhimmasta uusimpaan.

Päätösten tekijät ja opintojen rekisteröijät eivät tarvitse erillisiä oikeuksia Nintexiin.

Sähköposti-ilmoitukset järjestelmästä

Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksia käsiteltävistä asioista, joissa olet käsittelijänä, sekä itse vireille laittamistasi asioista. Järjestelmän lähettämiä sähköposti-ilmoituksia ei voi ottaa pois käytöstä, mutta ne voi esimerkiksi ohjata sähköpostissa omaan kansioon.

Outlook ohjeet: Sähköpostiviestien hallinta sääntöjen avulla

Kun luot Outlook säännön ja haluat ohjata saapuneet hakemukset omaan kansioon, voit käyttää aiheena esimerkiksi Hyväksilukuhakemus odottaa käsittelyä

Hakemusten suodattaminen

Aktiivisten hakemusten näkymässä ja arkistossa voi suodattaa hakemuksia esim. koulutusohjelman tai pääaineen mukaan. Hakemuksia voi myös hakea opiskelijan nimen ja opiskelijanumeron perusteella. Näkymässä näkyvät vain ne hakemukset, joihin käsittelijällä on käsittelyoikeus.

Napauttamalla koulutusohjelma-otsikkoa hakemukset voi järjestää aakkosjärjestykseen ohjelman nimen mukaisesti. Avautuvassa suodatusikkunassa voi myös valita vain tietyn ohjelman tai ohjelmat, joiden hakemuksia tarkastelee. Myös muita näkymän otsikoita voi käyttää samaan tapaan: järjestää hakemukset otsikon mukaan aakkosjärjestykseen tai valita vain osan hakemuksista näkyviin.

Sarakkeesta Hakemuksen tila näkyy missä käsittelyvaiheessa hakemus on. Tieto näkyy myös itse hakemuksen ylälaidasta:

 Hakemuksen tilat

Aktiiviset hakemukset

  • Koulu LES: hakemus on saapunut koulun LES:n käsittelyyn
  • Päätösvaihe: hakemus on lähetetty eteenpäin päätöksentekijälle/päätöksentekijöille.
  • Täydennettävänä: hakemus on palautettu opiskelijalle täydennettäväksi. Virkailja ei voi tehdä hakemukseen muutoksia.
  • Toimeenpano: hakemuksesta on tehty esitys ja päätös. Lopullinen päätösdokumentti ei ole vielä muodostunut ja päätöksestä ei ole tiedotettu.

Arkistoidut hakemukset

  • Käsitelty: hakemus on käsitelty ja päätöksestä on tiedotettu. Jos hakemus on peruutettu, hakemus siirtyy arkistoon ja status on käsitelty. 




Käsittelyprosessi

1 Hakemuksen täyttäminen (opiskelija)

Opiskelija täyttää hakemuksen, liittää siihen tarvittavat liitteet (opintosuoritusote, kurssikuvaukset, hops) ja lähettää hakemuksen.

  1. Opiskelijan nimi, opiskelijanumero ja ensisijainen koulutusohjelma tulevat hakemukselle automaattisesti. Jos opiskelija hakee hyväksilukua muuhun kuin ensisijaiseen koulutusohjelmaan, hän voi kirjoittaa ohjelman nimen hakemukseen.
  2. Opiskelija valitsee hakemuksessa sen koulun, johon hänen hakemuksensa siirtyy käsiteltäväksi (tulee automaattisesti, voi vaihtaa!). Hakemukset ohjautuvat koulujen oppimispalveluihin siis koulutiedon, ei ohjelmatiedon perusteella. Yhteisohjelmien opiskelijat voivat valita sen koulun, jossa heidän asioitaan hoidetaan.
  3. Samaa hakemuslomaketta käytetään sekä korvaamisen, sisällyttämisen ja muualla kuin muodollisessa koulutuksessa hankitun osaamisen hyväksilukemiseen
  4. Samalla hakemuksella voi hakea vain yhden tyyppistä hyväksilukua; jos aikoo hakea esim. sekä korvaamista että sisällyttämistä täytyy täyttää kaksi hakemusta
  5. Samalla hakemuksella voi hakea enintään kolmen (3) korvattavan kurssin hyväksilukemista tai kolmen (3) sisällytettävän kurssin hyväksilukemista.
  6. Opiskelija voi tallentaa hakemuksen ja jatkaa sen täyttämistä myöhemmin.
  7. Opiskelija valitsee hakemuksessa oman koulunsa. Hakemus ohjautuu tämän valinnan perusteella oikealle käsittelyroolille.
  8. Opiskelija voi lisätä liitteeksi itse skannaamansa tai valokuvaamansa virallisen suoritusotteen. Opiskelijaa voi aina pyytää toimittamaan alkuperäisen liitteen, jos sähköinen liite on epäselvä tai on syytä epäillä liitteen alkuperäisyyttä.
  9. Opiskelija saa automaattiviestin lähetettyään hakemuksen, ja alkuperäinen hakemus (pdf-tiedostona) on viestin liitteenä:


 Automaattiviesti

Olet hakenut muualla suoritettujen opintojen hyväksilukua sähköisessä asiointijärjestelmässä. Alkuperäinen hakemuksesi on tämän sähköpostin liitteenä.

Hakemuksen tunnistenumero: 228

Hakemuksesi käsitellään oman koulusi oppimispalveluissa. Saat viestin sähköpostiisi, kun hakemuksesi on käsitelty.

Tämä on järjestelmän lähettämä automaattiviesti. Jos sinulla on kysyttävää hakemuksesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä oman koulusi oppimispalveluihin. Yhteystiedot: https://into.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=327987

--------------------

You have applied for credit transfer in the online application system. Your original application is attached to this e-mail.

Application ID:  228

Your application is processed in the learning services of your school. You will be notified by e-mail when the decision has been made.

This is an automatic notification sent by the system. If you have questions about the decision process of your application, please contact the learning services of your school.

Contact information: https://into.aalto.fi/display/enopisk/Credit+transfer

--------------------

Du har lämnat in en elektronisk ansökan om tillgodoräknande av studier som genomförts på annat håll. Din ursprungliga ansökan har bifogats till detta e-postmeddelande.

Ansökningsnummer: 228

Din ansökan behandlas vid lärandetjänsterna vid din högskola. Du får ett e-postmeddelande när din ansökan har behandlats.

Detta är ett automatiskt meddelande som skickas av systemet. Om du har frågor som gäller behandlingen av din ansökan kan du ta kontakt med lärandetjänsterna vid din högskola.

Kontaktuppgifter: https://into.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=328079


2 Esityksen tekeminen (koulun LES)

Hakemus tulee käsiteltäväksi koulun oppimispalveluihin. Hakemuksen voi ottaa käsittelyyn joko sähköpostitse saapuvan suoran linkin kautta tai työjonosta. Hakemuksen saa käsittelyyn työjonosta klikkaamalla hakemuksen tunnistenumeroa.

 Automaattiviesti hakemusten käsittelijöille

Uusi hakemus odottaa käsittelyä.
 
Asia: Hyväksilukuhakemus
Opiskelijan nimi: TESTI-Opiskelija Kuusikymmentäyhdeksän
Koulu: School of Engineering / Insinööritieteiden korkeakoulu (ENG)
Pääaine:
Ohjelma: ENG1 Insinööritieteiden kandidaattiohjelma
Hakemuksen tunniste: 305

Käsittele hakemusta täällä: linkki hakemukseen

Linkki kaikkiin hakemuksiin: https://sharepoint.aalto.fi/sites/Workflow/Students/Lists/Credit%20transfer/Aktiiviset%20hakemukset.aspx

Linkki käyttöohjeisiin: Linkki
 
Tämä on järjestelmän automaattisesti lähettämä ilmoitus. Ethän vastaa tähän viestiin.

Hakemuksen lukitseminen käsittelyyn

Koulun oppimispalveluissa käsittelijä lukitsee hakemuksen itselleen esityslomakkeesta löytyvällä Make me the handler -painikkeella. Lukitseminen on tiedoksi muille saman koulun käsittelijöille, että tämä hakemus on jo käsiteltävänä. Jos käsittelijä täytyy vaihtaa, ensimmäisen käsittelijän ei tarvitse vapauttaa lukitusta ennen kuin toinen käsitteljä voi lukita hakemuksen itselleen. Huom! Hakemuksen lukitseminen käsittelyyn ei toimi toistaiseksi firefox-selaimella. Jos hakemuksen lukitseminen ei onnistu, kokeilethan toista selainta.

Hakemuksen käsittely

Koulun oppimispalveluissa käsittelijä tarkistaa hakemuksen tiedot ja liitteet, tekee esityksen hyväksilukupäätöksestä järjestelmään ja lähettää hakemuksen eteenpäin päätöksentekijälle. Jos hakemukseen liittyy useita hyväksilukuja, ne on mahdollista ohjata tarvittaessa eri päätöksentekijöille.


 Käsittelylomake

Esityksen tekeminen:

  1. Käsittelijä tarkistaa ja korjaa tarvittaessa lomakkeelle opiskelijan täyttämät tiedot alkuperäistä opintosuoritusotetta vastaavaksi (yliopisto, kurssien nimet, suorituspäivämäärät jne.). Kurssitiedot tulee korjata opintosuoritusotetta vastaavaksi, sillä kurssien tiedot tulevat lopulliseen päätökseen ja kirjaaja kopioi kurssin nimen päätöksestä. Opiskelijan alkuperäinen hakemus säilyy järjestelmässä pdf-tiedostona.

  2. Käsittelijä kirjaa esityksen tiedot lomakkeelle. Kaikki päätösesityslomakkeen kentät näkyvät opiskelijalle lopullisessa päätöksessä (merkattu alla vihreällä), lukuun ottamatta lisätietokenttää ja käsittelijän liitettä, jotka näkyvät vain päätöksen tekijälle (merkattu alla punaisella). (Halutessaan opiskelija voi pyytää myös sisäisiin lisätietoihin tallennetut tekstit nähtäväkseen.)
    • Decision proposal / päätösesitys: hyväksytty / hylätty / hyväksytty muutoksin / hakemus peruttu.
    • Justification for the proposal: esityksen perustelut. Perustelut tulee kirjoittaa aina, jos esitys on hylätty, hyväksytty muutoksin tai hakemus on peruttu.
    • Decision maker: päätöksentekijän sähköpostiosoite, jonne hakemus ohjautuu päätöksen tekoa varten. Kenttään voi kirjoittaa vain yhden sähköpostiosoitteen.
    • Extent of the course in Aalto (how many credits will be awarded): rekisteriin kirjattavien suoritusten opintopisteet. Jos kokonaisuuteen hyväksiluetaan useampia suorituksia, opintopisteet voi erottaa pilkulla (esim. 5,20,5)
    • Grade awarded in Aalto: rekisteriin kirjattavien suoritusten arvosanat. Jos kokonaisuuteen hyväksiluetaan useampia suorituksia, arvosanat voi tarvittaessa erottaa pilkulla (esim. 5,hyväksytty, hyväksytty)
    • Attachments relevant to the decision: käsittelijä voi tarvittaessa liittää muita päätöksentekoon tarvittavia liitteitä (esim. lausuntoja tai selvityksiä). Liitetietokenttä näkyy päätöksentekijälle, mutta ei tule opiskelijan lopulliseen päätökseen.
    • Additional info: Lisätietokenttään käsitelijä voi tarvittaessa kirjoittaa hakemukseen liittyviä lisätietoja. Kenttnäkyy päätöksentekijälle, mutta ei tule opiskelijan lopulliseen päätökseen.

3. Käsittelijä lähettää hakemuksen eteenpäin päätöksentekijälle.

    • Presenting official: esittelijän sähköpostiosoite
    • Registrar: käsittelijä valitsee suoritusten kirjaajan, jolle tulee sähköposti-ilmoitus, kun hyväksiluetut opinnot voi kirjata Oodiin. Toistaiseksi suorituksen kirjaamisviestin voi lähettää vain henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen. Käsittelijä voi halutessaan syöttää oman sähköpostiosoitteensa kirjaaja-kenttään ja välittään sähköpostitse saamansa automaattisen kirjausviestin edelleen koulun yhteiseen osoitteeseen. Tieto ei näy opiskelijan päätöksessä.
    • Kun hakemus on valmis, käsittelija painaa save and send to decision maker -painiketta, jolloin hakemus lähtee päätettäväksi. Hakemuksen voi myös tallentaa (save - do not send) ja käsitellä myöhemmin loppuun.

4. Käsittelijä saa sähköpostitse automaattiviestin lähetettyään hakemuksen päätöksentekijälle.

 Automaattiviesti

Käsittelemäsi hyväksilukuhakemus on toimitettu päätöksentekijälle päätöstä varten. 
Saat erillisen ilmoituksen, jos päätöksentekijä ei tee päätöstä määräajan sisällä. 
 
Pääset tarkastelemaan hakemusta tästä linkistä: linkki hakemukseen

Hakemuksen tiedot:
 
Opiskelijan nimi: Opiskelija Osku
Opiskelijanumero: 123456
Opiskelijan koulutusohjelma: Taiteen ja suunnittelun kandidaattiohjelma
Haettava hyväksiluku: ARTS-A0218 Basics of Comic Art
Päätöksentekijä: Valma Vastuuopettaja
Tapauksen tunniste: 123

Linkki käyttöohjeisiin: Linkki

Mikäli päättäjä ei tee päätöstä hyväksiluvusta 2 viikon kuluessa, palautuu tämä tehtävä sinulle. Mikäli kuitenkin tiedät, että päätöksen tekijä ei jostain syystä päätöstä voi tehdä, voit suorittaa tämän prosessin loppuun.

Hakemuksen tunniste: 123

Tämä on järjestelmän automaattisesti lähettämä ilmoitus. Ethän vastaa tähän viestiin.

Hakemuksen palauttaminen opiskelijalle täydennettäväksi

Hyväksilukuhakemus on mahdollista palauttaa takaisin opiskelijalle täydennettäväksi.

  1. Käsittelijä kirjoittaa hakemukseen opiskelijalle tiedon siitä, mitä täytyy täydentää. Täydennyspyyntö tehdään opiskelijan asiointikielellä.

  2. Kun tarvittavat tiedot on kirjattu, käsittelija painaa Save and send back to student -painiketta, jolloin hakemus lähtee takaisin opiskelijalle.

  3. Opiskelija saa automaattiviestin täydennyspyynnöstä, jossa on linkki täydennettävään hakemukseen. Opiskelija voi täydentää ja muokata hakemusta ja lähettää sen uudelleen käsiteltäväksi. Virkailija saa automaattiviestin saapuneesta hakemuksesta, kun hakemus tulee takaisin käsittelyyn.

     Opiskelijan automaattiviesti täydennyspyynnöstä

    Hyväksilukuhakemus: täydennyspyyntö

    Lähettämäsi hyväksilukuhakemus on puutteellinen ja siihen pyydetään täydennystä.

    Alkuperäinen hakemuksesi on tämän sähköpostin liitteenä.


    Hakemuksen tunnistenumero:

    Täydennyspyyntö: virkailjan täyttämä teksti

    Muokkaa hakemustasi tästä: linkki hakemukseen

    Jos sinulla on kysyttävää hakemuksesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä oman koulusi oppimispalveluihin. Yhteystiedot:

    Liitteet: alkuperäinen hakemus pdf:nä

  4. Jos opiskelija ei täydennä hakemusta määräajassa (2 viikossa), hakemus palautuu käsiteltäväksi, jotta kaikille haetuille hyväksiluvuille voidaan tehdä päätös.

Huomaathan, että virkailija ei saa lukita hakemusta itselleen käsiteltäväksi sinä aikana kun hakemus opiskelijan täydennettävänä (Hakemuksen tila: Täydennettävänä). Hakemuksen voi lukita taas itselleen käsiteltäväksi, kun hakemus on palautunut käsittelyyn (Hakemuksen tila: Koulu LES). Hakemuksen voi lähettää päätösvaiheeseen vasta sen jälkeen, kun kaikki tarvittavat täydennykset on saatu.

3 Päätöksen tekeminen (opinnon vastuuhenkilö)

Hakemus siirtyy päätöksen tekijälle (kurssin, opintokokonaisuuden tai tutkinto-ohjelman vastuuhenkilö).

Päätöksen tekijä saa automaattiviestin päätöstä odottavasta hakemuksesta. Viestissä on suora linkki hakemukseen ja linkki käsittelijän Nintex-ohjeeseen.

 Automaattiviesti


Otsikko: Hyväksilukuhakemus odottaa päätöstäsi / Credit transfer application is waiting for your decision

Olet vastuuhenkilönä opintojaksossa, opintokokonaisuudessa tai koulutusohjelmassa, johon opiskelija on hakenut muualla suoritettujen opintojen hyväksilukua. Hyväksilukupäätös tehdään esityksen perusteella.

Opiskelijan nimi:
Päätösesityksen tekijä:
Tee hyväksilukupäätös täällä: linkki hakemukseen
Linkki käyttöohjeisiin: Linkki

Teethän päätöksen hyväksiluvusta 2 viikon kuluessa. Jos sinulla on kysyttävää päätöksen tekemisestä järjestelmässä, ota yhteyttä päätösesityksen tekijään.
Hakemuksen tunniste: 638

Tämä on järjestelmän automaattisesti lähettämä ilmoitus. Ethän vastaa tähän viestiin.
----------------------

A student has applied for credit transfer on a course, study module or study programme in which you are a responsible teacher. The decision for credit transfer is done based on a decision proposal.

Student's name: Varheenmaa Harri
Presenting official: Tulensalo Jenni
Make the decision for credit transfer here:
Link to user instructions:

Please make the decision for credit transfer within 2 weeks. If you have questions about making the decision in the online application system, please contact the presenting official.
Application ID: 638

This is an automatic notification sent by the system. Please don't reply this e-mail.

Jos päätöksentekijä ei jostain syystä löydä linkkiä sähköpostistaan, omiin odottaviin päätöstehtäviin pääsee myös osoitteesta https://sharepoint.aalto.fi/sites/Workflow/Pages/mytasks.aspx tai järjestelmän alkusivulta sharepoint.aalto.fi >> My workflow tasks

  1. Päätöksen tekijä kirjaa päätöksen järjestelmään ja lähettää päätöksen edelleen järjestelmässä.
    • Kaikki päätöslomakkeen kentät näkyvät opiskelijalle lopullisessa päätöksessä.
  2. Jos päätöksen tekijä on tekemässä päätöksen, joka poikkeaa esityksestä, lomakkeella kehotetaan päätöksen tekijää ottamaan yhteyttä esityksen tekijään. Tarvittaessa esityksen tekijän on mahdollista muokata esitystä, jos siinä huomataan virhe.
  3. Jos samalla hakemuksella haetut hyväksiluvut menevät päätettäviksi eri henkilöille, esitykset lähtevät päätöksentekijöille samanaikaisesti. Hakemus on kuitenkin käsitelty järjestelmässä loppuun vasta kun kaikki hakemukseen liittyvät päätökset on käsitelty.
  4. Järjestelmä lähettää päätöksentekijälle muistutusviestin odottavasti hakemuksesta kolmen arkipäivän välein. Samansisältöinen muistutusviesti lähtee myös esittelijälle tiedoksi siitä, ettei hakemusta ole vielä käsitelty.

     Muistutusviesti

    Otsikko: Muistutus: hyväksilukuhakemus odottaa päätöstäsi

    Tämä on muistutusviesti päätöstäsi odottavasta hyväksilukuhakemuksesta. Teethän päätöksen mahdollisimman pian.

    Tee hyväksilukupäätös täällä: Linkki

    ------------------------------------------------------

    Olet vastuuhenkilönä opintojaksossa, opintokokonaisuudessa tai koulutusohjelmassa, johon opiskelija on hakenut muualla suoritettujen opintojen hyväksilukua. Hyväksilukupäätös tehdään esityksen perusteella.

    Opiskelijan nimi:
    Päätösesityksen tekijä:

    Tee hyväksilukupäätös täällä: Linkki

    Linkki käyttöohjeisiin: Linkki

    Jos sinulla on kysyttävää päätöksen tekemisestä järjestelmässä, ota yhteyttä päätösesityksen tekijään.

    Hakemuksen tunniste:

    Tämä on järjestelmän automaattisesti lähettämä ilmoitus. Ethän vastaa tähän viestiin.

    ----------------------

    This is a reminder of a credit transfer application waiting for your decision. Please make the decision as soon as possible.

    Make the decision for credit transfer here:

    ------------------------------------------------------

    Credit transfer application is waiting for your decision.

    A student has applied for credit transfer on a course, study module or study programme in which you are a responsible teacher. The decision for credit transfer is done based on a decision proposal.

    Student's name:
    Presenting official:
    Make the decision for credit transfer here:
    Link to user instructions:

    Please make the decision for credit transfer within 2 weeks. If you have questions about making the decision in the online application system, please contact the presenting official.

    Application ID:

    This is an automatic notification sent by the system. Please don't reply this e-mail.

  5. Jos päätöksen tekijä ei tee päätöstä kahden (2) viikon kuluessa, hakemus palautuu oppimispalveluihin ja päätösesityksen tekijä saa tästä automaattiviestin.
  6. Koulun LESin käsittelyroolilla on oikeus muokata hakemusta ja esitystä myös päätösvaiheessa, jos päätöksen tekijä huomaa tiedoissa korjattavaa ennen päätöksen tekemistä. Koulun LESin käsittelyroolila on myös mahdollista poikkeustapauksessa kirjata päätös järjestelmään, jos päätös on saatu muuten kuin järjestelmän kautta.


Päätöslomakkeen sisältö:

3.1 Päätöksen kirjaaminen järjestelmään akateemisen päätöksentekijän puolesta

Mikäli hyväksilukuasiaan on saatu päätös muuten kuin järjestelmän kautta, esityksen tekijä voi tarvittaessa kirjata päätöksen järjestelmään opinnon vastuuhenkilön puolesta.

  1. Käsittelijä menee päätöslomakkeelle sähköpostitse saamansa linkin kautta (viestin otsikko: Käsittelemäsi hyväksilukuhakemus on toimitettu päätöksentekijälle päätöstä varten).
  2. Käsittelijä kirjaa päätöksen hyväksilukemisesta sekä mahdolliset perustelut päätökselle.
  3. Käsittelijä ruksaa hakemukselle ”Päätös on kirjattu järjestelmään päätöksentekijän puolesta” ja kirjaa päättäjän tiedot (sähköpostiosoite), päätöspäivämäärän ja mahdolliset huomiot.




  4. Käsittelijä painaa ”make decision” -painiketta, jolloin päätös on valmis.
  5. Järjestelmä tiedottaa päätöksestä, kun kaikki hakemukseen liittyvät päätökset on käsitelty.

4 Päätöksestä tiedottaminen

Päätös tulee sähköpostin liitteenä (pdf) opiskelijalle, esityksen tekijälle sekä suorituksen kirjaajalle.


 Opiskelijan automaattiviesti

Otsikko: Päätös opintojen hyväksiluvusta / Decision for credit transfer

Olet hakenut muualla suoritettujen opintojen hyväksilukua. Hyväksilukupäätös on tämän viestin liitteenä.

Tämä on järjestelmän lähettämä automaattiviesti. Jos sinulla on kysyttävää hyväksilukupäätöksestä, voit ottaa yhteyttä oman koulusi oppimispalveluihin.
Yhteystiedot: https://into.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=327987

Hakemuksen tunnistenumero: 225

---------------

You have applied for credit transfer. The decision for credit transfer is attached to this e-mail.

This is an automatic notification sent by the system. If you have questions about the decision, please contact the learning services of your school.
Contact information: https://into.aalto.fi/display/enopisk/Credit+transfer

Application ID: 225

--------------

Du har ansökt om tillgodoräknande av studier som genomförts på annat håll. Beslutet om tillgodoräknande har bifogats till detta meddelande.

Detta är ett automatiskt meddelande som skickas av systemet. Om du har frågor som gäller beslutet om tillgodoräknande kan du ta kontakt med lärandetjänsterna vid din högskola.

Kontaktuppgifter: https://into.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=328079

Ansökningsnummer: 225

 Esityksen tekijän automaattiviesti

Otsikko: Käsittelemästäsi hyväksilukuhakemuksesta on tehty päätös

Käsittelemästäsi hyväksilukuhakemuksesta on tehty päätös yhden tai useamman opintojakson/-kokonaisuuden osalta.

Linkki hyväksilukupäätökseen:

Opiskelijan nimi: Olli Opiskelija
Opiskelijanumero: 123456
Koulutusohjelma: Kauppatieteiden kandidaattiohjelma
Pääaine: Johtaminen
Hakemuksen tunniste: 225

Linkki käyttöohjeisiin:

Tämä on järjestelmän automaattisesti lähettämä ilmoitus. Ethän vastaa tähän viestiin.

 Suorituksen kirjaajan automaattiviesti

Hyväksiluettavat opinnot odottavat kirjaamista opintorekisteriin. Löydät tiedot kirjattavista opinnoista viestin liitteestä.

Opiskelijan nimi: Olli Opiskelija
Opiskelijanumero: 123456
Koulutusohjelma: Kauppatieteiden kandidaattiohjelma
Pääaine: Johtaminen
Hakemuksen tunniste: 225

Tämä on järjestelmän automaattisesti lähettämä ilmoitus. Ethän vastaa tähän viestiin.


  1. Opiskelija saa kaikista samalla hakemuksella haetuista hyväksiluvuista yhden päätöksen. Päätös lähtee opiskelijalle vasta, kun kaikista samalla hakemuksella haetuista hyväksiluvuista on tehty päätös.
  2. Opiskelija saa päätöksessä myös ohjeet oikaisun hakemiselle.
  3. Opiskelija ei näe mitään esitykseen tai päätökseen kirjattuja tietoja ennen kuin päätös on tehty.
  4. Suorituksen kirjaaja voi kopioida kirjattavan kurssin nimen päätöksestä (nopeuttaa suorituksen rekisteröimistä)
  5. Jos mitään kirjattavaa ei ole (mitään hyväksilukuja ei hyväksytty), kirjaajalle ei mene viestiä

5 Päätöksen arkistointi

Toistaiseksi päätökset, alkuperäiset hakemukset ja hakemusten liitteet säilytetään Nintexissä. Erilaisia mahdollisuuksia dokumenttien sähköiseen arkistointiin selvitetään, ja asiasta tiedotetaan myöhemmin.

Ohjeita poikkeustilanteisiin

Hakemuksen saapuminen

 Hakemusta ei näy aktiivissa hakemuksissa

Tiedän, että opiskelija lähetti uuden hakemuksen juuri äsken, mutta en näe sitä aktiivisten hakemusten näytöllä. Mitä hakemukselle on tapahtunut?

Muista päivittää selainikkuna, koska Nintex ei tee sitä automaattisesti. Kannattaa myös varmistaa, valitsiko opiskelija oikean koulun. Kannattaa myös huomioida, että Nintexissä hakemukset siirtyvät vaiheesta toiseen pienellä viiveellä, joka voi vaihdella. Myös automaattiviestit lähtevät samanlaisella viiveellä.

 Opiskelija on valinnut väärän koulun ja hakemus on ohjautunut väärälle käsittelyroolille

Koulun käsittelijä voi vaihtaa koulun hakulomakkeella ja tallentaa hakemuksen, jolloin se ohjautuu oikeaan kouluun.

 Päätöksentekijä ei saa automaattiviestiä odottavasta hakemuksesta

Jos päätöksentekijä ei jostain syystä ole saanut automaattiviestiä käsiteltävästä hakemuksesta, omat tehtävät pääsee näkemään myös osoitteesta https://sharepoint.aalto.fi/sites/Workflow/Pages/mytasks.aspx tai järjestelmän alkusivulta sharepoint.aalto.fi >> My workflow tasks

Hakemuksen käsittely

 Hakemuksen käsittelijä oppimispalveluissa vaihtuu kesken käsittelyn

Kuka tahansa koulun LESin käsittelyroolilla oleva henkilö voi ottaa hakemuksen itselleen käsittelyyn käsittelyprosessin aikana. Alkuperäisen käsittelijän ei tarvitse vapauttaa hakemusta itseltään käsittelystä vaan uusi käsittelijä voi siirtää sen suoraan itselleen.

Hakemusta ei voi siirtää käsittelyyn henkilölle, jolla ei ole jo ennestään kyseisen koulun käsittelyroolia. Kun käsittelyrooli lisätään uudelle henkilölle, hän saa oikeudet käsitellä vasta tämän jälkeen tehtyjä hakemuksia. Oikeuksia ei voida lisätä takautuvasti.

 Päätöksentekijä vaihtuu kesken käsittelyn

Käsittelijä voi vaihtaa päätöksen tekijän ja lähettää hakemuksen uudelleen uudelle päätöksen tekijälle.

 Ennen päätöksen tekoa halutaan saada lausunto myös toiselta akateemiselta henkilöltä

Jos ennen päätöksen tekoa halutaan saada lausunto myös toiselta akateemiselta henkilölta, se täytyy hoitaa järjestelmän ulkopuolella. Koulun LES-käsittelijä voi esimerkiksi pyytää puollon ja lisätä sen liitteenä hakemuksen muiden liitteiden mukaan.

 Hakemuksen peruuttaminen tai poistaminen järjestelmästä

Mitä tehdään, jos opiskelija on lähettänyt saman hakemuksen kahdesti tai haluaa muusta syystä perua hakemuksen?

Käsittelijä on yhteydessä opiskelijaan ja sopii hakemuksen perumisesta. Käsittelijä valitsee esitykseen vaihtoehdon ”Application has been cancelled (cancelled by the student or the student has graduated)” ja kirjaa esityksen perusteluihin lisätiedot ja syyn hakemuksen perumiseen. Sen jälkeen käsittelijä voi ottaa yhteyttä Nintexin oppimispalveluiden pääkäyttäjään (nintex-les(at)aalto.fi). Pääkäyttäjä voi arkistoida peruutetun hakemuksen, jolloin se siirtyy arkistoon.

Jos järjestelmään tehdään testihakemuksia, ne voidaan poistaa järjestelmästä kokonaan. Nintexin oppimispalveluiden pääkäyttäjä voi poistaa testihakemukset, jolloin ne eivät enää näy aktiivisten tai arkistoitujen hakemusten näytöillä.

 Hakemuksen delegointi toiselle käsittelijälle

Mitä tehdään, jos olen jäämässä lomalle ja haluan varmistaa, että hakemuksia käsittelee lomani aikana joku muu henkilö?

Itselle tulevat hakemukset voi tarvittaessa delegoida toiselle henkilölle. Koulujen oppimispalveluiden käsittelyrooli on yleensä annettu vähintään kahdelle henkilölle, jolloin sijaistamisesta kannattaa sopia ilman erillistä hakemusten delegointia. 

Samaa hakemusten delegointia voivat hyödyntää myös akateemiset päätöksen tekijät.








  • No labels