Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Sisuun voidaan luoda ohjausryhmiä opintojen ohjaukseen. Ohjausryhmätoiminolla voidaan antaa vastuuhenkilöille oikeus tarkastella jonkin tietyn opiskelijajoukon opintosuunnitelmia. Käyttöoikeuksilla voidaan hallinnoida sitä, mitä vastuuhenkilö pääsee tekemään. 

Ryhmätoimintoja käytetään myös kurssi-ilmoittautumisissa, kun luodaan erilaisia kohderyhmiä. Kohderyhmät eivät ole vielä käytössä Aalto-yliopistossa, koska kursseille ilmoittaudutaan yhä WebOodissa.

Ryhmän jäseniä voidaan joko päivittää käsin (manuaalisesti päivittyvä ryhmä) tai ryhmä voi olla annettujen sääntöjen mukaan automaattisesti päivittyvä.

Käyttöoikeudet


Jotta Oppimispalveluiden työntekijä voi hallinnoida ohjausryhmiä, hänellä tulee olla OPS-suunnittelijan tai OPS-vastuuhenkilön oikeus.

Akateemisen ohjaajan ei tarvitse hakea käyttöoikeuksia Nintex-lomakkeella, sillä hän saa ne alla mainitun ohjausryhmäroolinsa kautta.


Ohjausryhmän käyttöoikeudet

Vastuuohjaaja

  • saa nähdä hänelle merkityt ohjausryhmät ja niihin kuuluvat opiskelijat
  • saa nähdä em. opiskelijoiden perustiedot, opiskeluoikeudet ja suoritukset sekä mihin ryhmiin opiskelija kuuluu
  • saa opiskelijan suunnitelmaan liittyvät viestit
  • saa nähdä opiskelijan tekemät hakemukset
  • saa hyväksyä opiskelijoiden tutkintorakenteesta poikkeavan sisällön hakemukset

Ohjaaja

  • saa nähdä hänelle merkityt ohjausryhmät ja niihin kuuluvat opiskelijat
  • saa nähdä em. opiskelijoiden perustiedot, opiskeluoikeudet ja suoritukset sekä mihin ryhmiin opiskelija kuuluu
  • näkee opiskelijan suunnitelmaan liittyvät viestit Ohjattavani-sivulla
  • saa nähdä opiskelijan tekemät hakemukset

Hallintohenkilö 

  • ei oikeuta tällä hetkellä käyttöoikeuksiin

Ohjausryhmien nimeäminen

Ohjausryhmät on hyödyllistä nimetä niin, että ryhmän nimessä on

  • opintojen aloitusvuosi kyseisessä ohjelmassa
  • ryhmän opiskelijoiden ohjelma tai pääaine (ohjelma riittää, jos ohjelmalla on vain yksi ryhmä). 
  • ryhmän nimeen voi lisätä myös opettajatuutorin nimen, jos samalla ohjelmalla tai pääaineella on useita ryhmiä ja eri ryhmillä eri opettajatuutorit

Tarkemmat tiedot ryhmästä voi antaa ohjausryhmän kuvauskentässä.

Sekä ryhmän nimeä että kuvausta voi muokata jos esim. tuutori vaihtuu.

Ohjausryhmän luominen

Ryhmiä hallitaan palveluhenkilön käyttöliittymässä Opiskelijat-navigaation kautta. Opiskelijat-navigaatiossa valitaan välilehti Ryhmien hallinta. Tällä välilehdellä voi hakea olemassa olevia ryhmiä tai luoda uuden. Uuden ryhmän luominen aloitetaan klikkaamalla Luo uusi -painiketta.

Avautuvassa ikkunassa valitaan ensin luodaanko kohde- vai ohjausryhmä. Valitse ohjausryhmä. (Kohderyhmät liittyvät kurssi-ilmoittautumiseen eivätkä ole vielä käytössä Aalto-yliopistossa.)

Seuraavaksi määritellään, onko ryhmä manuaalisesti päivitettävä vai automaattinen. Tätä valintaa eikä ryhmän tyyppiä ei voi enää muuttaa ryhmän hallinnassa.

Seuraavaksi avautuu ikkuna, jossa annetaan ryhmän tiedot:

Kun ryhmä on luotu, näyttäytyy se kahdella palstalla. Vasemmalla palstalla voidaan muokata ryhmän perustietoja. Kaikkia muita tietoja voi muokata paitsi ryhmän tyyppiä (ohjausryhmä vai kohderyhmä). Vastuuhenkilövalikosta löytyvällä hallintohenkilö-roolilla ei tällä hetkellä ole käyttöoikeuksia, joten sitä ei kannata käyttää.

Jos vastuuhenkilön voimassaolon päättää, ei ko. ryhmä näy enää opettajan käyttöliittymässä Ohjattavani-navigaatiossa eikä kyseisellä vastuuhenkilöllä voi enää hakea ryhmää.

Ryhmän jäsenten lisääminen ja poistaminen manuaalisesti

Oikean puoleisella palstalla voidaan käsitellä ryhmän jäseniä. Opiskelijoiden lisääminen ryhmään aloitetaan klikkaamalla oikean palstan Muokkaa-nappia, minkä jälkeen opiskelijoita voi hakea nimen tai opiskelijanumeron perusteella. Kun oikea opiskelija on löytynyt, lisätään opiskelija listaan klikkaamalla Lisää jäsen. Kun kaikki opiskelijat on listattu, tallennetaan ryhmän jäsenet.

Jäsenlistauksessa näytetään väkäsellä, onko opiskelija aktiivinen. Muokkaa-näkymässä jäseniä voidaan merkitä ei-aktiivisiksi pillerivalitsimella tai poistaa kokonaan ryhmästä. Ei-aktiivinen opiskelija voi olla esim. vaihdossa oleva tai kirjoilta poistettu opiskelija, jonka oletetaan aktivoituvan myöhemmin. Jos opiskelija on merkitty ei-aktiiviseksi hänen lähettämiään viestejä ei näytetä ohjaajalle Ohjattavani -näkymässä.

Jos ensimmäisen tallennuksen jälkeen ryhmään halutaan lisätä opiskelijoita, listautuvat uudet lisättävät opiskelijat omalle välilehdelle Lisättävät jäsenet.

Ryhmän jäsenten lisääminen massana manuaalisesti päivitettävään ohjausryhmään

Henkilöt-välilehdellä voi rajaustekijöillä rajata hakua, ja kun sopiva hakutulos on saatu, voidaan hakutulokset lisätä kerralla olemassa olevaan ryhmään kolmen pisteen takaa. Jos opiskelijoita halutaan lisätä massoittain ohjausryhmiin esimerkiksi kouluttautumismahdollisuuksien mukaan, valitaan rajaustekijäksi Koulutus ja haetaan koulutuksen nimellä (ks. kuva). HUOM! Toistaiseksi Sisu ei osaa rajata opintojen vaiheen (kandidaatti / maisteri) mukaan vaan ottaa hakutuloksiin mukaan myös valmistuneet kandidaattiopiskelijat. Tätä kuitenkin työstetään parhaillaan.

Hakemalla koulutuksen saa näkyville myös kouluttautumismahdollisuudet. Roskiksen kuvasta voi poistaa kouluttautumismahdollisuuksia, jos haluaa rajata hakua vain esim. yhden kouluttautumismahdollisuuden opiskelijoihin.

Paina vielä kolmen pisteen takaa Lisää valitut olemassaolevaan ryhmään..., hae ryhmä ja valitse Lisää valittuun ryhmään.

Ei haittaa, vaikka hakuehdoilla haettaessa valitsisi ryhmään lisättäväksi myös opiskelijoita, jotka kuuluvat jo ryhmään (esim. kaikki tietyn koulutuksen opiskelijat, joilla on tietty opintojen aloituslukukausi). Ryhmään tulevat lisättyä vain opiskelijat, jotka eivät jo kuulu ryhmään.

Katso myös Opiskelijat-näytön hakukriteerit


Vinkki

Jos koulutusohjelmassa on vain yksi hakukohde, voit lisätä opiskelijat massana Opiskelijat-näkymän hakua hyödyntäen. Käytä yllämainittua Koulutus-rajaustekijää sekä halutessasi esim. Opintojen lukukausi -rajausta. Avautuu lista rajaustekijät täyttävistä opiskelijoista. Voit nyt ruksia ne opiskelijat, jotka haluat lisätä ryhmään. Vaihtoehtoisesti voit lisätä kaikki opiskelijat (ja halutessasi poistaa rukseja) ylimmästä laatikosta. Lopuksi noudata yllä mainittuja ohjeita.


Ryhmän jäsenten lisääminen ja poistaminen automaattisesti 

Automaattisen ryhmään opiskelijat haetaan rajausehdoilla: kun opiskelija täyttää rajausehdon (esim. Opiskeluoikeuden tila: aktiivinen), liitetään hänet automaattisesti ryhmään ja hän pysyy niin kauan ryhmässä kuin rajausehdot täyttyvät (esim. kunnes opiskeluoikeus muuttuu passiiviseksi valmistumisen myötä).

Ryhmään kuuluvien opiskelijoiden rajaamisessa käytetään rajausehtojoukkoja sekä rajausehtoja. Rajausehtojoukko tarkoittaa sitä, että kaikkien rajausehtojen tulee toteutua (rajausehto X ja rajausehto Y). Ryhmälle voi antaa useita rajausehtojoukkoja, jolloin sen jäsenillä voi olla esim. eri pääaine. Alla esimerkki:

Rajausehtojoukko 1

Rajausehto 1: (Tutkinto-ohjelman x) pääaine a
Rajausehto 2: Opiskeluoikeuden tila: aktiivinen
Rajausehto 3: Läsnäolo
Rajausehto 4: Opintojen aloituslukukausi 2018 syksy

Rajausehtojoukko 2

Rajausehto 1: (Tutkinto-ohjelman x) pääaine b
Rajausehto 2: Opiskeluoikeuden tila: aktiivinen
Rajausehto 3: Läsnäolo
Rajausehto 4: Opintojen aloituslukukausi 2018 syksy

(Ylläolevassa esimerkissä on ryhmään haluttu yhden ohjelman kahden pääaineen opiskelijat, vaikka ohjelmaan kuuluu myös muita pääaineita. Jos haluttaisiin rajata vain tutkinto-ohjelman perusteella, riittäisi yksi rajausehtojoukko, jossa rajausehto 1 olisi tutkinto-ohjelma.)

Rajausehtojoukkojen lisääminen

Oikean puolen Jäsenet-näkymä avataan muokkaa-tilaan, jossa voidaan lisätä rajausehtojoukkoja. Kun on valittu yhden rajausehtojoukon ehdot, lisätään ne rajausehtojoukoksi. Sen jälkeen voidaan lisätä uusi joukko.

Jäsenlistassa näytetään uusilla ehdoilla haetut henkilöt. Listassa ei erotella niitä, jotka ovat jo ryhmässä aiemmin lisättyjen rajausehtojen mukaan.

Tallennetussa näkymässä näytetään, milloin lista on viimeksi päivittynyt. Lista päivittyy automaattisesti öisin klo 5.00 ja lisäksi se voidaan päivittää manuaalisesti, jolloin se hakee tiedot uudestaan ja huomioi esim. muuttuneet läsnäolotiedot.

Automaattisen ryhmän yksittäisiä jäseniä ei voi muokata: heitä ei voi asettaa deaktiiviseksi tai poistaa. Jos ryhmään halutaan lisätä yksittäinen opiskelija, kannattaa lisätä rajausehdoksi kyseisen opiskelijan opiskelijanumero.

Opiskeluoikeuden tilan rajaus aktiivinen hakee sekä läsnäolevat että poissaolevat. Jos haluaa tehdä rajauksen vain läsnäoleviin, pitää lisätä rajaustekijäksi valita lisäksi läsnäoleva. Myös aktiivinen kannattaa lisätä rajausehdoksi, koska pelkkä läsnäolo ei rajaa pois esim. valmistuneita opiskelijoita pois, jos heillä on läsnäoloilmoittautuminen kuluvalle lukukaudelle.

Ryhmän päivittyminen

Ryhmän jäsenet päivittyvät automaattisesti klo 05.00 ja klo 17.00. Jos ryhmän rajausehdoissa on "läsnäoleva: kevät 2019" ja opiskelija muuttaa poissaolonsa läsnäoloksi, haetaan hänet seuraavassa päivityksessä ryhmään. Päivityksen voi myös tehdä manuaalisesti.

Ryhmän hakeminen

Ryhmiä voi hakea Ryhmät-välilehdellä joko ryhmän nimellä tai sen voimassa olevilla vastuuhenkilöillä. Hakutuloksessa näytetään vastuuhenkilöistä aakkosissa ensimmäinen sekä kuinka monta muuta vastuuhenkilöä ryhmään kuuluu. Nämä muut vastuuhenkilöt näytetään, kun kursori viedään ko. kohtaan. Hakua voidaan toistaiseksi rajata vain ryhmän tyypillä. Lisäksi hakutuloksessa näytetään ryhmän koko.

Ryhmän poistaminen

Ryhmän voi poistaa kolmen pisteen takaa. Ryhmän poistaminen on lopullista.

Opiskelijan ryhmätiedon katsominen

Sisu 1.1. versiossa (käyttöön 1.4.2019) on mahdollisuus katsoa yksittäisen opiskelijan tiedoista mihin ryhmiin hän kuuluu.

Tieto löytyy Opiskelijan tiedot -sivulta. Näkymä on identtinen opiskelijan vastaavan näkymän kanssa (lukuunottamatta ryhän kokotietoa).



  • No labels