Child pages
  • Quick Guide for Wiki Space Administrators
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 7 Next »

Quick Guide for Wiki Space Administrator

This guide is based on the similar guide of Helsinki University, http://wiki.helsinki.fi/x/1gw.

1. Setting up a Wiki Space

First check the rules of TKK wiki service! Then consider whether you need a personal Wiki space or if you want to start administrating a Wiki space shared by, e.g. a workgroup.

  • Personal Wiki spaces are created from personal profile pages, for details see Quick Guide for All Users.
  • Shared Wiki spaces, so-called "global spaces" can only be created by TKK employees by using the Create a Space tool.

2. Prepare the Wiki Space for Use

The use of a shared Wiki space will go more smoothly, if you prepare your Wiki space at first:

  1. Define the purpose of the Wiki space briefly and clearly: why it exists and what it is meant for. Encourage users to participate in creating and modifying pages; do not make pages "too complete.
  2. Write more specific instructions in the space and add links to additional instructions.
  3. It is worth defining the copyrights of the material to be created in the space. 

    Linkkivinkki

    Wikipatterns offers clear instructions on the implementation of a wiki space: http://www.wikipatterns.com


3. Administration and Viewing of the Wiki Space

As the creator of the Wiki space you are automatically also the Space Administrator.  You can modify the restrictions for viewing the page, but please note the following rules:

important rules

  • Do not remove space admin rights of youself!
  • Do not grant anonymous users other permissions than to view and comment on the content.
  • Monitor your space regularly. When needed, restrict user permissions, and in case of serious problems, contact page administrator.


To modify space permissions, click Browse Space > Space Admin > Permissions (See picture below - click to enlarge picture).

3.1 Managing Groups

All spaces are open when created, which means that all registered users ("confluence users") can read and comment on them. If you want access to be restricted only to those with TKK logins, add the group tkk_users, tkk_staff and/or tkk_student. You can remove groups from your space by removing all their access rights.

  1. To assign permissions go to: Browse space > Space admin > Permissions
  2. Choose "Edit Permissions" under "Groups"
  3. If you want to add a group, write the name of the group under the heading "Groups" where it is written "Grant permission to" and choose "Add".
  4. Add or remove permissions.
  5. Save changes by clicking "Save All"
  6. Check that everything was done correctly

Jos haluat poistaa ryhmän kokonaan, valitse siltä kaikki ruksit pois ja tallenna!



HAKA vinkki

Ryhmä haka_users sisältää luotettavasti tunnistettuja suomalaisten oppilaitosten käyttäjiä.

3.2 Yksittäiset käyttäjät (Individual users)

Usein on tarpeen asettaa oikeudet joka käyttäjälle erikseen. Varsinkin jos haluat pitää alueesi suljettuna tai haluat antaa tietyille käyttäjille enemmän oikeuksia kuin koko ryhmälle.

Poimi käyttäjät seuraavasti:

  1. Mene oikeuksien hallintaan: Browse space > Space admin > Permissions
  2. Valitse "Edit Permissions" otsikon "Individual users" alta
  3. Kirjoita käyttäjätunnukset yksitellen tai pilkulla erotettuna kenttään "Users to add:"
  4. Voit käyttää myös hakutoimintoa, valitse suurennuslasi ja etsi käyttäjätunnus joko nimen osan tai sähköpostiosoitteen perusteella.
  5. Valitse "Add"
  6. Mikäli et löydä etsimääsi henkilöä, hän ei todennäköisesti ole vielä kirjautunut wikiin.
  7. Lisää tai poista tarvittavat oikeudet
  8. Tallenna muutokset "Save All"
  9. Tarkista että kaikki meni oikein

    Jos haluat poistaa käyttäjän kokonaan alueeltasi, valitse kaikki ruksit pois ja päivitä!



3.3 Kirjautumattomat käyttäjät (Anonymous users)

Alueet ovat luotaessa julkisia, eli kirjautumattomat käyttäjät (Anonymous Access) voivat lukea sivuja. Voit halutessasi rajata alueen näkyvyyden vain jäseninä oleville yksilöille tai ryhmille poistamalla ko. oikeudet:

  1. Mene oikeuksien hallintaan: Browse space > Space admin > Permissions
  2. Valitse "Edit Permissions" otsikon "Anonymous Access" alta
  3. Valitse pois katseluoikeus "View"
  4. Valitse pois kommentointioikeus "Comments - Create"
  5. Tallenna muutokset "Save All"
  6. Tarkista että kaikki meni oikein

Älä lisää kirjautumattomille käyttäjille muita oikeuksia kuin luku ja kommentointi!


4. Kutsu käyttäjät mukaan

Erillistä kutsusovellusta ei ole, vaan voit kutsua esim. tämän kaltaisella viestillä:

Tervetuloa kurssin/projektin 'X' wikialueelle!
Olen perustanut TKK:n wikipalveluun oman wikialueen nimeltä 'X'. Löydät sen osoitteesta http://wiki.tkk.fi/display/X/

TKK:n käyttäjät kirjautuvat sisään pääkäyttöluvan mukaisella tunnuksella ja salasanalla. Mikäli kotiorganisaatiosi kuuluu HAKA-luottamusverkostoon voi käyttää HAKA-kirjautumista. Vierailijat voivat itse luoda oman sähköpostiosoitteen mukaisen tunnuksen osoitteessa http://wiki.tkk.fi/signup.action"

Katso tarkempia ohjeita käyttäjän pikaoppaasta http://wiki.tkk.fi/display/support/Pikaopas

Tervetuloa mukaan!











5. Varmuuskopiointi ja arkistointi

On alueen ylläpitäjän vastuulla, että wikialueesta tehdään säännöllisesti varmuuskopioita.


Varmuuskopioita tehdään seuraavasti:

  1. Kirjaudu alueellesi
  2. Valitse Browse Space
  3. Valitse Advanced
  4. Valitse Export Space
  5. Valitse Export Format = XML Output
  6. Kannattaa ruksia kaikki sivut (sekä kommentit ja liitteet) mukaan
  7. Valitse Export
  8. Tallenna tiedosto itsellesi

    Mikäli haluat palauttaa varmuuskopioidun alueen, ota yhteys wikipalvelun ylläpitoon webmaster 'at' tkk 'dot' fi


6. Poistaminen

Wikialue kannattaa ehdottomasti arkistoida ennen sen poistamista sillä poistaminen on peruuttamaton toimenpide!


Kannattaa myös miettiä tarkkaan onko poistaminen tarpeen ja informoida siitä hyvissä ajoin kaikkia työskentelyyn osallistuneita (myös vierailijoita).

Jos todellakin haluat poistaa alueen, mene alueen ylläpitoon Browse Space > Space Admin > Remove Space

  • No labels