Child pages
  • Kokous 6.2.2009
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

IT-PALVELUKESKUKSEN JOHTOKUNNAN KOKOUS 1/2009

 

HELSINGIN KAUPPAKORKEAKOULU
TAIDETEOLLINEN KORKEAKOULU
TEKNILLINEN KORKEAKOULU

PÖYTÄKIRJA

Aika

perjantai 6.2.2009 klo 12.00 - 14.00

Paikka

TKK, Päärakennus, hallituksen istuntosali

Puheenjohtaja

professori Marko Nieminen

Jäsenet

lehtori Antti Huittinen
tekniikan ylioppilas Mikko Ikola
lehtori Raija Jokinen
kauppatieteiden ylioppilas Jaakko Jäätmaa
järjestelmäasiantuntija Mika Laaksonen
lehtori Joona Manner
ylikirjastonhoitaja Ari Muhonen
järjestelmäasiantuntija Jani Myyry (sihteeri)
tietoliikennesuunnittelija Hannu-Pekka Poikonen
professori Jari Puttonen
professori Matti Rossi
erikoissuunnittelija Lauri Saarinen
toimistopäällikkö Margareta Soismaa
taiteen ylioppilas Juho-Pekka Virtanen
johtaja Juhani Markula (pysyvä asiantuntija)
kehityspäällikkö Christa Winqvist (pysyvä asiantuntija)
tietohallintojohtaja Markku Kuula

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.15.

2. Kokouksen sihteerin valinta

Kokouksen sihteeriksi valittiin Jani Myyry.

3. Asialistan hyväksyminen

Asialista hyväksyttiin (liite 1).

4. Edellisen kokouksen pöytäkirja

Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin, huomiolla että osallistujalistaa tarkistetaan.

5. Tietohallinnon tilannekatsaus (Kuula)

Tietohallintoon on palkattu Roope Ritvoksen (TaiK) tilalle Aapo Siljamäki, jonka tehtävänä on vastata palvelusalkusta ja koota IT-palveluiden kuvaukset. IT-palveluiden palvelulupauksien sisällöstä sovitaan ITPK:n kanssa. Palvelusalkusta vastaavan tehtävänä on myös keskustella käyttäjien kanssa palveluiden sisällöstä.

Tietohallinto on rakentamassa IT-arkkitehtuuria ja prosesseja yhteistyössä eri laitosten ja tiedekuntien kanssa. Asian tiimoilta on myös haastateltu kaikkien kolmen yliopistojen rehtorit, A8-ryhmä sekä uusi Aalto-yliopiston rehtori. Arkkitehtuurihaastattelussa on tullut esiin asioita, joita käydään läpi IT-palvelukeskuksen kanssa. Arkkitehtuuri tulee vaikuttamaan kaikkeen kehitykseen. Palveluarkkitehtuuri, järjestelmäarkkitehtuuri, tietoarkkitehtuuri ja teknologia-arkkitehtuuri valmistuvat syksyllä. Tarkoitus on myös mallintaa yhteistyötä tietohallinnon ja ITPK:n kanssa.

Keskustelua: tarkoituksenmukaista olisi sopia arkkitehtuuriasioista yhteistyössä tietohallinnon ja ITPK:n kanssa eikä vaan yksin tietohallinnossa. ITPK:n tehtävänä ovat tekniset palvelukuvaukset, ei tietohallinnon. Tietohallinnon ei sovi sanella teknologia-arkkitehtuuria. Asiasta pitää vielä keskustella niin että yhteistyö toimii.

Tietohallinto käy Cobitia läpi ja selvittää, miten ITIL ja Cobit yhtyvät toisiinsa. Palvelusalkuista jätetään tekniset asiat ITPK:lle ja jakoa täsmennetään. ITPK:ssa on ollut yleisesti huoli siitä, että tietohallinto tuottaa vain määräyksiä.

Tietohallinto keskustelee henkilöstöhallinnon kanssa, jotta Aditron (palkkajärjestelmä) saataisiin yhdistettyä. Yhdistäminen odottaa Aalto-yliopistoon liittyvän lainsäädäntötyön valmistumista.

Verkkokonsultoinnista pidettiin palaveri tammikuussa, tilanne ei ole hyvä ja asia olisi saatava etenemään. Aiempien teemaryhmien työn ohjaus on myös ongelma, ei ole ohjauksesta vastuullista. Verkkoprojekti on tietohallinnon projektisalkussa.

Oodi on yhdistymisvaiheessa, tietohallinto on ilahtunut Oodi-ryhmän henkilöiden osaamisesta. 1.3 lähtien aloitetaan yhdistymistyö. Opintohallinnon kanssa selvitetään, että yhdistymistyö tukee opintohallinnon prosesseja. Kysymys: miten työ tukee opiskelijoita eri yliopistoissa? Jatkossa yksi Oodi, jonka eteen töitä tehdään.

Aalto-valmistelu etenee. Ollaan oltu yhteydessä talousryhmään ja saatu tarpeita vaikka organisaation rakenne ei ole tiedosssa. Työ odottaa lopullista organisaatiomallia.

Aalto-yliopiston puolelta tullut paineita verkkonäkyvyyteen. Tähän mennessa ITPK:ssa on toteutettu kiireellisellä aikataululla Aalto-wiki sekä Webdav, joista jälkimmäistä ei ole loppujen lopuksi edes käytetty. Jatkossa ei oteta kiireellisiä projekteja, koska projektit keskeyttävät liiaksi normaalia työtä.

Byrokratian karsimisryhmä on ollut aktiivinen, tulossa tehtäviä sekä tietohallintoon että ITPK:hon. Yritetään saada realismia ongelmien ratkaisuun.

Tietohallinnon johtoryhmä: viime kokouksen terveisiä.

Käytiin läpi kaikkien kolmen yliopiston rahankäyttöä IT:ssä. IT:n osuus yliopiston budjetista vaihtelee merkittävästi yliopistosta toiseen (2-6% budjetista). Tavoite asettunee jatkossa noin 4% budjetista.

Tietoturvaskannauksia käyty läpi Timo Salinin voimin, ITPK:n tilanne oli suhteellisen hyvä, laitosten osalta huonompi. Keskitytään jatkossa TKK:n osastoihin ja TaiK:iin.

Työasemapolitiikasta päätös ensi kerralla, sisältäen älypuhelimet. Hankinnoista tulossa myös päätös.

Palveluluettelo menossa THJR:ään esiversiona nähtäväksi. Laitosten IT-palveluista tarvitaan päätös, osa palveluista siirrettävissä ITPK:lle. Tutkimusjärjestelmät vaativat lisää selvitystyötä. On ollut yllättävää, miten erilaisia järjestelmiä on olemassa. Laitosten ylläpitäjiltä tuli tietohallinnolle erittäin hyviä kuvauksia palveluista, kysely lähti alunperin kaikille laitoksille.

Keskustelua IT-palveluista: kurssien tarpeiden osalta toivotaan joustoa.

Keskustelua: mikä on käytännön tasolla tapahtuva tiedonvälitys, mitkä ovat käytännöt keskustelun käymiseen tietohallinnon ja ITPK:n välillä?

6. Talous ja toimintasuunnitelma 2009 (Markula)

Johtokunnalle on lähetetty toimintasuunnitelma. Aalto-yliopistolta tulee rahaa valmistelutyöhön ja nykyisiltä yliopistoilta toiminnan järjestämisen. Aalto-yliopistolta saatu tukea lisäresursseihin, tarve lisärekrytointeihin on nopealla aikataululla.

Esiteltiin yliopistojen IT-budjetit (liitteet 2, 3 ja 4).

TaiK:n levypalvelu uusitaan, hankinta on käynnistetty.

Keskustelua: mitkä ovat kriteerit vähäisesti käytettyjen palveluiden poistamiseksi? Kustannukset tulisi kohdistaa asiakkeille, jos palvelu on vähäisessä käytössä ja se halutaan säilyttää.

7. Tietohallinto - ITPK (- yliopiston johto), roolit ja tehtävät

Juhani Markula esitteli näkymyksen työnjaosta (liite 5). Rajan tulee olla sovittu, ei häilyvä. ITPK:n tulisi saada palveluiden määrittelyt. Määrittelyt tulee saada näkyviin.

Tarvetta on palveluiden yhdistämiseen, mm. sähköposti vuoden 2009 aikana. Pitää löytää sopiva järjestelmä arkistointiin, koska sähköpostia käytetään myös siihen.

Keskustelua: olisi syytä koota ryhmä, joka keräisi palautteita käyttäjiltä. Tulisi miettiä, mitkä palvelut ovat tärkeitä. Tulisi olla mahdollista käyttää sähköpostia, kuten on totuttu käyttämään. Tulisiko sähköpostin olla palvelu useiden gigatavujen quotilla, joka näkyisi käyttäjille Aalto-yliopiston tarjoamana lisäarvona?

Keskustelua: mikä on IT-palvelukeskuksen johtokunnan rooli? Tietohallinto määrittelee palvelut. On olennaista keskustella yleisesti, ITPK:lla näkemystä arkipäivästä.

8. Aalto-yliopiston it-palveluiden valmistelun tilanne (Winqvist)

Siirretty kohdasta 10 kohtaan 8.

Domain-työhön on nimetty työryhmä, hoidettu eteenpäin kyseisellä porukalla. Ensimmäinen vaihe pitkällä, domain voidaan pystyttää kampuksille. Odottaa tällä hetkellä verkkoa. Käytetään TKK:n osoiteavaruutta. Odotetaan tietoliikennekonsulttien raporttia reitityksestä, suodatuksista yms. Palveluista ei ole vielä tietoa. Esimerkkinä tulostuspalvelu, miten toteutetaan? Quotan hallinta voi olla kallimpaa kuin hyöty.

Miten käyttäjätunnukset järjestetään ja mistä tuodaan, mietinnän alla tietohallinnossa? Hallintatyökaluna katseltu MS SCCM:ää ja Altirista.

Sähköposti oltava käytössä 1.9, tarvitsee tarkennuksia ja määrittelyjä. Käyttäjillä on erilaisia tarpeita mm. arkistoinnin osalta. Palvelutaso-vaatimuksissa on eroja, toivotaan että tietohallinto hoitaa.

Levypalvelun osalta henkilöstön vähyys ja TaiK:n uusiminen tulossa, joten kiirettä muutenkin. Muualta tulevat tarpeet tekevät tilanteen kaoottiseksi. Levypalveluryhmä hoitaa tehtäviä yli kampusrajojen.

ITPK:n ja tietohallinnon työnjaon rajapinta hiertää henkilöstöä, ei ole selvää tehtäväjakoa. Päätös: pyydetään tietohallintojohtaja Kuula ja THJR:n puheenjohtaja palaveriin kuukauden sisällä, jotta voidaan hoitaa yhteistoiminta kuntoon.

Keskustelua: tulossopimuksen tulisi olla synkronoitu tietohallinnon kanssa. TKK:n osalta onkin. Aikataulujen tulisi olla synkronoitu, ITPK joutuu odottamaan tietohallintoa.

Keskustelua: voisiko koko johtokunta tavata THJR:n edustajat? Pyydetään seuraavaan kokoukseen tietohallintojohtaja, THJR:n puheenjohtaja ja mahdollisesti joku muukin.

Keskustelua: pitäisi saada formaaleita vastauksia, jotta tietohallinnon päätökset voidaan jäljittää johonkin. Nyt ongelmana, että vastauksia ei ole kirjattuna.

Keskustelua: olisiko vuosikalenteri selkäyttävä, joissa määritellään päivät, joihin mennessä pitää valmistella kukin asia. Oletettiin, että projektisalkku hoitaisi, mutta ei taida hoitaa.

2009 on poikkeuksellinen vuosi, koska olemassa on edelleen kolme yliopistoa. 2010 tulee olemaan normaalimpi, kun Aalto-yliopisto on olemassa. TKK:n tulossopimuksessa otettu kantaa olennaisiin asioihin.

9. ITPK Aalto-infossa. Keskustelu sivujen sisällöstä

Siirretty kohdasta 8 kohtaan 9.

Johtokunnan jäsenille jaettiin aalto.info:n sivujen nykyinen sisältö.

Keskustelua: käyttäjien keskuudessa ei tiedetä tietohallinnon ja ITPK:n suhdetta, mihin otetaan milloinkin yhteyttä, jos on jokin tarve. Välillä käytetään vanhoja prosesseja.

Keskustelua: minkälaisia it-palveluita on tarjolla Aalto-yliopistossa. TaiK ja HSE käyttävät sisäistä infraa tiedon levitykseen, TKK:lla periaatteessa kaikki on julkista. Aalto.info on julkinen ja aalto-wiki rajattu.

Keskustelua: roadmap, millä aikataululla palvelut nousevat? Asiakaspalvelunäkemys, opiskelijan tai henkilökunnan näkökulmasta mihin pitäisi ottaa yhteyttä. Siitä huolimatta, mikä on organisaation rakenne, niin sisältö pitäisi tehdä käyttäjän tarpeiden pohjalta. Käyttäjä ei välttämättä ymmärrä rajanjakoa.

Tietohallinnolta on pyydetty kaaviota aalto.infoon työnjaosta.

ITPK:lla on yksi kontaktipiste: helpdesk.

Tärkeä asia: mihin loppukäyttäjä ottaa milloinkin yhteyttä? Tietohallinnon mielestä pienet asiat kuuluvat ITPK:hon, isot tietohallintoon.

Onko ITPK:lla ja tietohallinnolla tiedottaja? Molemmilla on.

10. Suhde muutostyöryhmiin, keskeiset työryhmät

Siirretty kohdasta 9 kohtaan 10.

Mikä on tilanne, missä muutostyöryhmissä käsitellään ITPK:n asioita? Johtokunnan jäsenillä yhteyksiä eri muutostyöryhmiin, esimerkkejä: opetuksen muutostyöryhmä (kulttuuri, laatu ja synergia) ja transformaatioryhmä.

Kaikissa muutostyöryhmissä käydään periaatteessa läpi asioita, jotka koskettavat tai tulevat koskettamaan IT:tä.

Muutosryhmissä mukana olevia pyydetään nostamaan ITPK:ta sivuavat asiat esille johtokunnassa.

Käyttäjälähtöisyys pitäisi kierrättää THJR:n kautta palvelukuvauksiin. Palvelukuvaukset pitäisi saattaa johtokunnan tietoon, jotta niihin voisi ottaa tarvittaessa kantaa. Näin oltaisiin proaktiivisesti selvillä asioista. Päätös: laitetaan palvelukuvaukset johtokunnan yhteiseen wikiin.

Keskustelua: mikä on ITPK:n johtokunnan rooli ja tehtävä? Johtokunta katsoo, mikä on mahdollista ITPK:lle. Johtokunta myös valvoo ITPK:n toimintaa? Mikä on johtokunnan vaikutuskanava?

11. Seuraava kokous, siirtyvä aihe: palvelutarjonta

Palvelutarjonta siirtyy seuraavaan kokoukseen. Käydään läpi palvelukuvauksia pohjustukseksi.

Seuraava kokous pidetään maaliskuun loppupuolella, ajankohta sovitaan myöhemmin.

12. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.45.

13. Konesalikierros halukkaille

Kokouksen päätteeksi tutustuttiin TKK:n konesaleihin.

Liitteet:
  1. IT-palvelukeskuksen johtokunnan kokouksen 1/2009 esityslista
  2. IT-palvelukeskus, yksikön vuosibudjetti, yhteenveto
  3. Aalto-yliopiston yhteisten IT-palveluiden toteuttamiseen haettu ja myönnetty rahoitus
  4. HSE/TaiK/TKK IT-kustannusten vertailu
  5. Johdon, Tietohallinnon ja IT-palvelukeskuksen työnjako