Ohjeet vuosikellon editointiin

Kenelle Ohjelmajohtajan vuosikello on tarkoitettu ja mitä tietoja se esittää?

Vuosikellon ensisijainen käyttäjäryhmä on akateeminen henkilökunta, erityisesti koulutusohjelmien johtajat.
Vuosikelloa käyttävät myös muut, esim. oppimispalveluiden henkilökunta. 

Ohjelmajohtajan vuosikello on koulutusta koskevia prosesseja esittävä vuosikello.
Se mahdollistaa yhtenäisen paikan ja tavan koulutuksen prosesseihin liittyvien tehtävien ja tapahtumien kuvaamiseen sekä niihin liittyviin ohjeisiin ja vastuumäärittelyihin.
Tämän tarkoitus on helpottaa koulutusohjelman johtamistaVuosikellon tietojen tulee olla relevantteja akateemiselle henkilökunnalle.

Vuosikellossa esitetään tietoja, jotka koskevat joko koko yliopistoa ja/tai korkeakouluja.

Vuosikellon tieto jakautuu kolmeen kategoriaan.
Prosessit (processes) kuuluvat kukin yhteen kategoriaan. Välineen terminä processsi (process) tarkoittaa koulutuksen alueen kokonaisuuksia.

Käyttöliittymän termi prosessi voi tarkoittaa Aallon koulutuksen järjestämiseen liittyvää virallista prosessia (esim. admissions) tai väljempää teemakokonaisuutta (esim. evaluation and development of education).

Prosessit koostuvat tapahtumista/osaprosesseita (käyttöliittymässä sub process).

Prosessit on esitetty Vuosikellossa riveittäin, joissa tapahtumat/osaprosessit näkyvät aikajanalla.

Kategoriat ovat luonteeltaan pysyviä, ja prosessien osalta pyritään myös pysyvyyteen, vaikkakin niitä muokataan tarpeen mukaan.

Varsinainen tietojen päivitystyö kohdistuu tapahtumiin/osaprosesseihin, joita luodaan ja päivitetään niiden sisältöjen ja aikatalujen vahvistuessa.

Ohjelmajohtajan vuosikellon käytöstä, ks. tarkemmin osio "Instructions for viewing Programme director's Annual clock"

Kriteerit vuosikellossa julkaistaville tiedoille

Käyttäjän kannalta hyvä tieto on:

• akateemiselle henkilökunnalle tärkeää tietoa
• liittyy koulutukseen
• riittävän spesifiä, mutta toisaalta mahdollistaa hyvän yleiskuvan rakentamisen. Hyvin pitkät tapahtumat voi vaiheistaa lyhyemmiksi ja toisaalta yksittäisten päivien relevanssia kannattaa pohtia.

Vuosikellon kehittämisen ja käytön koordinointi sekä vastuut tietojen päivittämisestä

Ohjelmajohtajan vuosikellon ylläpitoa ja tietojen päivittämistä koordinoi Ohjelmajohdon palvelut.

Siitä, mitä prosesseja vuosikellossa julkaistaan, vastaa kunkin palvelun/prosessin omistaja sekä korkeakoulut. 

Tietojen tuottamisesta ja päivittämisestä vastaavat palvelun/prosessin omistaja sekä korkeakoulut. Nämä määrittävät, ketkä työhön varsinaisesti osallistuvat.

Päivitysoikeuksia Vuosikellon editointiin voidaan antaa palveluyksiköiden henkilökunnalle, jotka vastaavat kyseisistä tapahtumista.
Oikeuksia pyydetään Ohjelmajohdon palveluista (Jiri Lallimo), joka keskitetysti välittää tiedon palvelualustan tekniseen tukeen

Vuosikellon teknistä ja sisältötietojen toimivuutta arvioidaan käyttäjäpalautteen perusteella.

Ohjelmajohdon palvelut -tiimi koordinoi vuosiellon kehittämisessä ja käyttöö 
Vastuuhenkilö, Jiri Lallimo jiri.lallimo@aalto.fi asiantuntija, Ohjelmjohdon palvelut